Bilet lotniczy jako koszt firmowy – co warto wiedzieć

Prowadzenie własnej firmy, zwłaszcza w przypadku działalności obejmującej zasięg krajowy lub międzynarodowy, często wiąże się z koniecznością odbywania podróży służbowych. W związku z tym wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy wydatki na bilety lotnicze mogą być uwzględnione w kosztach firmowych. Odpowiedź brzmi: tak, jest to możliwe, pod warunkiem spełnienia określonych wymogów. Koszty związane z podróżami, takie jak bilety lotnicze, mogą zostać zakwalifikowane jako wydatki firmowe, co z kolei pozwala obniżyć podstawę opodatkowania. Jakie zasady obowiązują przy rozliczaniu tych kosztów w kontekście podróży służbowych?

Co może być kosztem firmowym

Polskie przepisy podatkowe precyzują, jakie wydatki mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty firmowe to wydatki ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub utrzymania ich źródła.

Czy bilet lotniczy można zaliczyć do kosztów firmowych

Jeśli zakup biletu lotniczego wiąże się z prowadzoną działalnością, można go zakwalifikować jako koszt uzyskania przychodu. Kluczowe jest odpowiednie udokumentowanie wydatku – może to być faktura lub sam bilet lotniczy, o ile spełnia określone wymogi formalne.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, bilet lotniczy może być podstawą księgowania, jeżeli zawiera następujące informacje:

• numer i datę wystawienia,
• dane nabywcy (imię, nazwisko lub nazwę firmy),
• identyfikator podatkowy nabywcy,
• opis usługi (np. trasa lotu),
• kwotę podatku oraz wartość całkowitą.

Przykład 1: Podróż krajowa

Przedsiębiorca odbył lot na trasie Wrocław-Warszawa, a wydatek został udokumentowany fakturą:

• wartość netto: 250 zł,
• VAT (8%): 20 zł,
• wartość brutto: 270 zł.

Przykład 2: Lot międzynarodowy

Przedsiębiorca podróżujący służbowo do Nowego Jorku zakupił bilet lotniczy od przewoźnika unijnego. Cena wyniosła 850 zł, a ze względu na transport międzynarodowy stawka VAT wynosiła 0%. Zakup biletu nie jest traktowany jako import usług. Wartość księgowana jest w kolumnie 13 KPiR jako „pozostałe wydatki”.

Bilet elektroniczny jako dokument księgowy

Bilet w formie elektronicznej może być uznany za fakturę, o ile zapewnia autentyczność, integralność oraz czytelność danych. Powinien zawierać wymagane informacje, jak w przypadku standardowych dokumentów księgowych.

Koszty podróży służbowej – co jeszcze można rozliczyć

• Noclegi

Wydatki na noclegi w podróży służbowej można uwzględniać w kosztach firmowych, jednak prawo do odliczenia VAT mają jedynie przedsiębiorcy refakturujący usługę. W innych przypadkach księguje się kwotę brutto jako „pozostałe wydatki”. Noclegi zagraniczne rozliczane są według analogicznych zasad, z przeliczeniem wartości na PLN według kursu NBP.

• Wyżywienie i diety

Koszty wyżywienia nie mogą być zaliczane do kosztów firmowych, ponieważ dotyczą osobistych potrzeb przedsiębiorcy. Możliwe jest jednak rozliczenie diet w wysokości określonej w przepisach dotyczących pracowników. Diety te księguje się na podstawie dowodu wewnętrznego zawierającego informacje o celu podróży, czasie jej trwania i przysługującej stawce.

Interpretacja

Aby uznać dany wydatek za koszt uzyskania przychodów, konieczne jest dokładne przeanalizowanie, czy w danych okolicznościach podatnik miał podstawy przypuszczać, że wydatek ten przyczyni się do uzyskania, utrzymania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Ocena ta powinna być dokonana z należytą starannością i uwzględniać wszystkie istotne aspekty sprawy.Jeśli jest to wydatek poniesiony w celu odbycia podróży służbowych przedsiębiorcy związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą, to z reguły uważa się, że taki wydatek wykazuje związek z przychodami z takiej działalności, a tym samym może stanowić koszt uzyskania przychodów. Potwierdzeniem tego może być interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 19 lipca 2023 r., nr 0113-KDIPT2-1.4011.423.2023.2.AP, w której organ podatkowy uznał, że wydatki m.in. na zakup biletów lotniczych mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w działalności gospodarczej.

Podsumowanie

Rozliczenie biletu lotniczego jako kosztu firmowego jest możliwe, o ile wydatek ma związek z działalnością i jest odpowiednio udokumentowany. Warto pamiętać, że oprócz transportu można uwzględnić również noclegi oraz diety. Kluczowe jest przestrzeganie obowiązujących przepisów oraz dokładne prowadzenie dokumentacji.

Okładka zaprojektowana przez Freepik

Zapraszamy na naszego facebooka i do kontaktu z nami