Brak NIP na paragonie a możliwość wystawienia faktury – co na to przepisy

Prowadząc działalność gospodarczą, podatnicy VAT bardzo często spotykają się z sytuacjami, które mogą budzić wątpliwości w zakresie prawidłowego dokumentowania sprzedaży. Jednym z problemów jest brak numeru NIP nabywcy na paragonie fiskalnym i pytanie, czy w takiej sytuacji możliwe jest późniejsze wystawienie faktury z tym numerem. W praktyce błąd taki zdarza się dość często, zwłaszcza przy sprzedaży prowadzonej w pośpiechu. Warto więc przyjrzeć się obowiązującym regulacjom i interpretacjom organów podatkowych.

Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży a paragon z NIP

Zgodnie z przepisami, sprzedaż dokonywana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych musi być ewidencjonowana w kasie fiskalnej. Ustawodawca nie zabronił jednak rejestrowania w ten sposób także transakcji z przedsiębiorcami, choć w takim przypadku jest to decyzja dobrowolna sprzedawcy.

Jeśli transakcja została zaewidencjonowana na kasie i potwierdzona paragonem fiskalnym, fakturę można wystawić wyłącznie wtedy, gdy paragon zawiera numer identyfikacyjny nabywcy NIP. Brak tego numeru na paragonie oznacza brak możliwości późniejszego wystawienia faktury dla kontrahenta będącego podatnikiem VAT.

Oczywista pomyłka w ewidencji a brak NIP

Zgodnie z § 3 ust. 4 i 5 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. poz. 845), oczywiste błędy w ewidencji sprzedaży można skorygować poprzez ich ujęcie w odrębnej ewidencji oczywistych pomyłek. W takim rejestrze wykazuje się błędną kwotę sprzedaży, wysokość podatku, krótki opis przyczyny pomyłki oraz dołącza się paragon fiskalny (w formie papierowej lub elektronicznej).

Po dokonaniu wpisu sprzedawca rejestruje sprzedaż ponownie już w prawidłowej wysokości.

📌Stanowisko organów podatkowych

W interpretacji indywidualnej z 25 października 2024 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.572.2024.2.PRM) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wyjaśnił, że brak NIP na paragonie nie może być traktowany jako oczywista pomyłka. Korekta tego rodzaju błędu w ewidencji oczywistych pomyłek jest więc niedopuszczalna. Oznacza to, że jeśli paragon został wystawiony bez numeru identyfikacyjnego nabywcy, nie ma możliwości „uzupełnienia” go o brakujący NIP ani wystawienia na tej podstawie faktury.

Organ podkreślił, że obowiązujące przepisy nie przewidują korekty paragonu do zera w przypadku pomyłkowego braku numeru identyfikacyjnego kontrahenta. W praktyce więc sprzedawca traci możliwość wystawienia faktury dla przedsiębiorcy, jeśli w chwili sprzedaży nie został wpisany NIP.

✅Dokumentowanie sprzedaży paragonem zawierającym NIP

Choć w przypadku braku numeru NIP na paragonie nie ma możliwości wystawienia faktury, to w praktyce pojawia się odwrotna sytuacja – przedsiębiorca od razu rejestruje sprzedaż z numerem identyfikacyjnym nabywcy. Taki mechanizm często stosują firmy, które obsługują zarówno osoby prywatne, jak i podatników VAT.

Przykładem może być spółka prowadząca park rozrywki, która z uwagi na specyfikę działalności ewidencjonuje całą sprzedaż w kasie fiskalnej. Jeżeli klient będący przedsiębiorcą poda swój NIP przy zakupie, na paragonie znajdzie się numer identyfikacyjny. W przyszłości taki klient może poprosić o fakturę, a spółka wystawi ją w oparciu o paragon zawierający jego NIP.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 12 czerwca 2025 r., nr 0111-KDIB3-2.4012.185.2025.1.KK, potwierdził prawidłowość takiego działania. Organ wskazał, że zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT obowiązek ewidencjonowania na kasie dotyczy tylko sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Jeżeli transakcja dotyczy podatnika VAT, zasadniczo należy wystawić fakturę. Jednak w sytuacji, gdy sprzedawca dobrowolnie stosuje kasę rejestrującą także w tych przypadkach, może wystawić fakturę wyłącznie do paragonu, który zawiera numer NIP nabywcy.

Warto zwrócić uwagę na limity przewidziane przez przepisy. Dla transakcji do kwoty 450 zł lub 100 euro paragon z NIP jest uznawany za fakturę uproszczoną, co oznacza, że nie można już dodatkowo wystawić do niego faktury. Dopiero powyżej tych kwot przedsiębiorca ma prawo wystawić fakturę na podstawie paragonu fiskalnego zawierającego NIP kupującego.

Potwierdziła to również wcześniejsza interpretacja Dyrektora KIS z 5 lutego 2025 r., nr 0111-KDIB3-2.4012.648.2024.1.KK, zgodnie z którą przepisy nie zakazują rejestrowania sprzedaży na rzecz podatników VAT w kasie fiskalnej, o ile przestrzegane są reguły związane z wystawianiem faktur.

🟡Podsumowanie

Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że brak numeru NIP na paragonie wystawionym dla podatnika VAT uniemożliwia późniejsze wystawienie do niego faktury. Organy podatkowe nie traktują bowiem takiego braku jako oczywistej omyłki, którą można poprawić. Jednocześnie przepisy dopuszczają rejestrowanie sprzedaży na rzecz podatników VAT w kasach rejestrujących, pod warunkiem że na paragonie zostanie umieszczony numer NIP nabywcy. W przypadku mniejszych kwot paragon z NIP pełni rolę faktury uproszczonej, a dla wyższych wartości może stanowić podstawę do wystawienia faktury właściwej.

Świadomość tych zasad pozwala uniknąć problemów w trakcie kontroli podatkowych i zabezpiecza interesy obu stron transakcji. Dlatego warto wdrożyć w firmie procedury, które zminimalizują ryzyko pominięcia numeru NIP podczas rejestrowania sprzedaży

📌Źródła:

• Gazeta Podatkowa nr 66 (2254) z dnia 18.08.2025, s. 6 i 16
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25.06.2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. poz. 845)
• Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 25.10.2024 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.572.2024.2.PRM
• Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 12.06.2025 r., nr 0111-KDIB3-2.4012.185.2025.1.KK
• Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 05.02.2025 r., nr 0111-KDIB3-2.4012.648.2024.1.KK

Okładka zaprojektowana przez Freepik

Zapraszamy na naszego facebooka i do kontaktu z nami