Czy udział w zagranicznej konferencji naukowej podlega VAT w Polsce

Udział w wydarzeniach edukacyjnych i naukowych to codzienność dla wielu przedsiębiorców oraz specjalistów. Ale co z rozliczeniem podatku VAT, gdy konferencja odbywa się za granicą, a jej organizatorem jest firma spoza Polski? Czy nabycie prawa do uczestnictwa w takiej konferencji oznacza obowiązek rozliczenia VAT w kraju prowadzenia działalności?

Miejsce świadczenia usług a VAT – ogólne zasady

Zasadniczo miejsce opodatkowania usług określa się na podstawie art. 28b ust. 1 ustawy o VAT. Wynika z niego, że jeśli usługa jest świadczona na rzecz podatnika, to za miejsce jej świadczenia uznaje się miejsce, w którym usługobiorca ma swoją siedzibę. Jeśli przedsiębiorca posiada stałe miejsce prowadzenia działalności inne niż jego siedziba, to to właśnie ono decyduje o miejscu świadczenia usługi. A w przypadku braku takich miejsc – bierze się pod uwagę miejsce zamieszkania lub pobytu.

Jednak ta ogólna reguła ma swoje wyjątki – szczególnie w przypadku usług związanych z udziałem w wydarzeniach takich jak konferencje, targi czy wystawy.

Konferencja naukowa – wyjątek w przepisach

Zgodnie z art. 28g ust. 1 ustawy o VAT, w przypadku usług polegających na udzielaniu prawa wstępu na imprezy naukowe, edukacyjne czy kulturalne, miejscem ich świadczenia jest miejsce, gdzie te wydarzenia faktycznie się odbywają – o ile udział nie ma charakteru wirtualnego.

Ten przepis w praktyce oznacza, że jeśli przedsiębiorca bierze udział w stacjonarnej konferencji organizowanej za granicą (np. w Niemczech), to usługa ta podlega opodatkowaniu w kraju organizacji wydarzenia, a nie w Polsce – nawet jeśli działalność gospodarcza usługobiorcy prowadzona jest w Polsce.

Potwierdzenie z przepisów unijnych

Rozporządzenie wykonawcze Rady (UE) nr 282/2011 (art. 32) precyzuje, że przez usługę wstępu rozumie się przyznanie prawa uczestnictwa w wydarzeniu w zamian za opłatę – np. bilet, abonament czy wpisowe.

Wprost wskazuje ono, że zasada ta obejmuje nie tylko koncerty czy targi, ale również wydarzenia naukowe i edukacyjne, jak właśnie konferencje i seminaria. Wyjątkiem są sytuacje, w których płacimy za korzystanie z obiektów (np. sal gimnastycznych), bez związku z konkretnym wydarzeniem – wtedy nie mówimy o „usłudze wstępu”.

Praktyczny przykład

Załóżmy, że polski podatnik w maju 2025 r. wziął udział w płatnej konferencji naukowej w Niemczech. Wydarzenie było ściśle związane z jego działalnością zawodową. Za udział otrzymał fakturę od niemieckiego organizatora.

W tym przypadku – zgodnie z art. 28g ust. 1 ustawy o VAT – miejscem świadczenia tej usługi jest Niemcy, czyli miejsce faktycznego odbycia się konferencji. To oznacza, że nie ma obowiązku rozliczania VAT od tej usługi w Polsce, mimo że uczestnik mieszka i działa na terytorium RP.

Kluczowe przepisy, na które warto się powołać:

Art. 28b ustawy z dnia 11.03.2004 r. o VAT – ogólna zasada określania miejsca świadczenia usług dla podatników.

Art. 28g tej samej ustawy – wyjątek dotyczący usług wstępu na wydarzenia, takie jak konferencje.

Art. 32 rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) nr 282/2011 – definicja usług wstępu oraz ich praktyczne zastosowanie.

Podsumowanie

Jeśli bierzesz udział w zagranicznej konferencji naukowej i płacisz za możliwość uczestnictwa, nie musisz rozliczać VAT w Polsce – pod warunkiem, że wydarzenie ma charakter stacjonarny i odbywa się poza granicami kraju. Miejscem opodatkowania takiej usługi jest bowiem miejsce rzeczywistego jej wykonania, zgodnie z przepisami polskimi i unijnymi.

Źródło opracowania:
Na podstawie artykułu: „Udział w konferencji naukowej poza granicami kraju a VAT”, autor: Aleksandra Węgielska, Gazeta Podatkowa nr 44 (2232) z dnia 02.06.2025, strona 6, dział: VAT i akcyza.

Okładka zaprojektowana przez Freepik

Zapraszamy na naszego facebooka i do kontaktu z nami