PROSTO O KSIĘGOWOŚCI

BLOG

2024-10-28

Czym jest refaktura

W biznesie często zdarza się, że jedna firma ponosi koszty usług lub towarów, które ostatecznie są przeznaczone dla innego podmiotu. Aby móc przenieść te koszty na swojego kontrahenta, konieczne jest wystawienie tzw. refaktury. Ten dokument ma na celu odsprzedanie usługi lub towaru bez doliczania dodatkowych kosztów. W tym artykule wyjaśnimy, czym dokładnie jest refaktura, jakie informacje powinna zawierać i jak prawidłowo ją rozliczyć.

Refaktura co to jest

Refaktura to dokument, który pozwala przenieść koszty związane z usługą lub towarem na ostatecznego odbiorcę, który faktycznie z niej skorzystał. Zgodnie z ustawą o VAT, jeśli podatnik nabywa usługę we własnym imieniu, ale korzysta z niej inna osoba, to w takiej sytuacji następuje jej odsprzedaż. Refaktura jest więc dokumentem, który służy temu procesowi. Przykładami mogą być koszty mediów w wynajmowanym lokalu lub usługi transportowe zlecone przez jedną firmę, ale faktycznie wykorzystane przez inną.

Co powinna zawierać refaktura

Refaktura, choć nazywana odsprzedażą usługi, nie różni się znacząco od zwykłej faktury pod względem formalnym. Musi spełniać te same wymagania, aby była prawidłowo rozliczona w świetle prawa podatkowego. Oto kluczowe elementy, które powinna zawierać:

  • Data wystawienia – dzień, w którym refaktura została wystawiona.
  • Numer faktury – unikalny numer, który identyfikuje refakturę w systemie księgowym.
  • Dane sprzedawcy i nabywcy – imiona i nazwiska lub nazwy firm oraz adresy obu stron.
  • Numery NIP – identyfikatory podatkowe sprzedawcy i nabywcy.
  • Data wykonania usługi – jeśli różni się od daty wystawienia faktury, należy ją podać.
  • Opis usługi lub towaru – precyzyjnie określa, czego refaktura dotyczy.
  • Wartość netto, VAT i brutto – dokładna wartość sprzedaży z uwzględnieniem stawki podatku VAT.

Refaktura powinna również jasno określać, jaka usługa lub towar został odsprzedany, aby można było prawidłowo przypisać stawkę VAT. Precyzyjne nazwanie usługi jest kluczowe dla poprawnego rozliczenia podatkowego, co potwierdza indywidualna interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2017 roku.

Kiedy powstaje obowiązek podatkowy przy refakturze

Rozliczanie refaktur podlega ogólnym zasadom ustalonym w ustawie o VAT, jednak termin powstania obowiązku podatkowego zależy od charakteru usługi. Refaktura dokumentuje odsprzedaż, co oznacza, że obowiązek podatkowy powstaje w zależności od rodzaju usługi, jej wykonania oraz momentu płatności. Zgodnie z art. 19a ustawy o VAT, obowiązek ten może powstać w różnym czasie, w zależności od specyfiki danej transakcji.

Jeśli pojawią się wątpliwości co do momentu, w którym należy rozliczyć podatek od refaktury, warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym. Każda usługa ma swoje własne zasady rozliczania, co może prowadzić do różnic w czasie powstania obowiązku podatkowego

W kwestii obowiązku podatkowego przy refakturowaniu warto wspomnieć wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 25 października 2012 roku (sygn. I FSK 65/12), w którym sąd stwierdził, że refakturowanie jest równoznaczne z wykonywaniem usługi, zatem podlega takim samym zasadom opodatkowania jak pierwotna usługa. Oznacza to, że refakturujący podmiot musi stosować stawkę VAT przewidzianą dla refakturowanej usługi oraz przestrzegać terminów wystawiania faktur. Zasadniczo za moment wykonania usługi przyjmuje się moment, w którym wykonano wszystkie czynności składające się na refakturowaną usługę.

Zgodnie z art. 19a ustawy o VAT, obowiązek podatkowy przy refakturze powstaje w zależności od specyfiki usługi i jej realizacji. Wyjątkiem są przypadki, gdy ustawa określa obowiązek podatkowy w momencie wystawienia faktury. Wówczas, obowiązek podatkowy powstaje w momencie wystawienia refaktury, ponieważ pełni ona funkcję zwykłej faktury, ale jej wystawca jest podmiotem refakturującym, zgodnie z zasadą określoną w art. 8 ust. 2a ustawy o VAT.

W przypadku, gdy dla danej usługi obowiązek podatkowy powstaje w inny sposób, np. w momencie upływu terminu płatności, te same zasady mają zastosowanie także przy refakturowaniu. Dlatego, jeśli termin płatności określa powstanie obowiązku podatkowego, to moment ten będzie decydujący również przy refakturowaniu.

Rozliczanie mediów przy najmie

Jeśli chodzi o dostawę mediów, takich jak woda, prąd czy gaz, art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT stanowi, że obowiązek podatkowy powstaje w chwili wystawienia faktury, pod warunkiem, że została ona wystawiona terminowo. W przypadku opóźnienia w wystawieniu faktury, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminu płatności. Wynika z tego, że przy refakturowaniu mediów, obowiązek podatkowy powstaje zazwyczaj w momencie wystawienia refaktury, a nie z datą płatności określoną na pierwotnej fakturze dostawcy mediów.

W pewnych sytuacjach termin płatności faktury może jednak wpływać na powstanie obowiązku podatkowego, zwłaszcza jeśli strony umowy ustalą to w łączącej je umowie. Termin ten jest istotny również ze względu na potencjalne konsekwencje podatkowe wynikające z jego nieprzestrzegania.

W przypadku braku ustalonego terminu płatności w umowie, można sięgnąć do przepisów ustawy z 8 marca 2013 roku o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Przepisy te wskazują, że termin płatności nie powinien przekraczać 60 dni od momentu doręczenia faktury. Dla podmiotów publicznych, które nie są placówkami medycznymi, termin ten wynosi 30 dni.

Czy refaktura może być powiększona o prowizję

Jedną z często poruszanych kwestii jest możliwość doliczenia dodatkowych kosztów, takich jak marża lub prowizja, do refakturowanej usługi. Zasada refakturowania mówi jednak, że usługa powinna być odsprzedana w takiej samej wartości, w jakiej została nabyta. Oznacza to, że nie można dodawać dodatkowych opłat do refaktury, ponieważ wtedy przestaje ona być prostą refakturą, a staje się nową transakcją sprzedaży, podlegającą odrębnym zasadom rozliczeń.

Odrębne rozliczanie mediów przy najmie

16 kwietnia 2015 roku Trybunał Sprawiedliwości wydał ważny wyrok (C-42/14), który uznał, że w niektórych przypadkach możliwe jest rozdzielenie rozliczeń za media od kosztu samego najmu, w kontekście ustawy o VAT. To rozstrzygnięcie wpłynęło na ugruntowanie stanowiska organów podatkowych i sądów administracyjnych, które uznają, że media dostarczane najemcom nieruchomości mogą być traktowane jako oddzielne świadczenia. Kluczowym czynnikiem jest tutaj możliwość decydowania przez najemcę o wielkości zużycia mediów, np. na podstawie wskazań podliczników. Taka sytuacja często jest zapisana w umowie między wynajmującym a najemcą, co umożliwia oddzielne rozliczanie tych kosztów.

Przykładami tego podejścia są wyroki, takie jak orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego z 1 września 2015 roku (sygn. I FSK 1414/13) oraz indywidualna interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 25 września 2017 roku (nr 0115-KDIT1-1.4012.365.2017.3.AJ).

Podsumowanie

Refaktura jest narzędziem umożliwiającym przeniesienie kosztów na ostatecznego odbiorcę usługi lub towaru. Aby była poprawnie sporządzona, musi zawierać określone dane, takie jak numer faktury, dane stron, opis usługi oraz wartość sprzedaży. Kluczowe jest również odpowiednie rozliczenie podatkowe zgodnie z przepisami ustawy o VAT. Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że refaktura nie może być powiększona o dodatkowe prowizje czy marże, a jakiekolwiek modyfikacje kwoty sprzedaży wymagają traktowania takiej transakcji jako odrębnej.

Rozliczanie mediów przy najmie powinno być traktowane jako odrębne świadczenie, jeśli najemca ma wpływ na zużycie mediów, np. na podstawie odczytów liczników. Proces refakturowania, mimo braku dokładnej definicji w ustawie o VAT, opiera się na przepisach dotyczących odsprzedaży usług. Obowiązek podatkowy powstaje w zależności od rodzaju usługi i jej specyfiki, a termin wystawienia refaktury odgrywa kluczową rolę w rozliczeniach VAT.

Refakturowanie to proces, który może wydawać się skomplikowany, dlatego warto zadbać o prawidłowe przygotowanie dokumentów i w razie wątpliwości skonsultować się z biurem rachunkowym lub doradcą podatkowym.

Okładka zaprojektowana przez Freepik

Zapraszamy na naszego facebooka i do kontaktu z nami 👉

5/5 - (1)

Maja Szymańska

Biuro Rachunkowe Kurdynowski w Toruniu, Księgowa

Ostatnie wpisy

Podatek od nieruchomości jako koszt podatkowy

Rok 2025 przynosi istotne zmiany w zakresie przepisów dotyczących podatku od nieruchomości, co skłania przedsiębiorców do weryfikacji podstawy wymiaru tej...

Czytaj więcej

Zbliża się termin zmiany formy opodatkowania – co warto wiedzieć

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą mają corocznie możliwość zmiany formy opodatkowania swoich dochodów. Decyzja ta jest kluczowa, ponieważ wpływa nie tylko...

Czytaj więcej
Zasady księgowania w e-commerce

Zasady księgowania w e-commerce

Księgowanie w e-commerce to nie lada wyzwanie, zwłaszcza w kontekście dynamicznego rozwoju branży oraz specyfiki transakcji online. Właściciele sklepów internetowych...

Czytaj więcej

WIEDZA I WSPARCIE

POTRZEBUJESZ WSPARCIA KSIĘGOWEGO?

SPRAWDŹ NASZE USŁUGI Z PEŁNEGO ZAKRESU OBSŁUGI KSIĘGOWEJ

Sprawdź nasze usługi

ZAPRASZAMY DO KONTAKU! ZNAJDZIESZ NAS W SZEŚCIU MIASTACH

Sprawdź pełny kontakt do biur
woj. kujawsko-pomorskie ODDZIAŁ BYDGOSZCZ ul. Tadeusza Kościuszki 27C 85-079 Bydgoszcz poniedziałek-piątek 7:00-16:00 Znajdź biuro na mapie
woj. kujawsko-pomorskie ODDZIAŁ TORUŃ ul. Bukowa 27 87-100 Toruń poniedziałek-piątek 7:00-16:00 Znajdź biuro na mapie
woj. pomorskie ODDZIAŁ GDAŃSK ul. Wały Piastowskie 1/1606A 80-855 Gdańsk poniedziałek-piątek 7:00-16:00 Znajdź biuro na mapie
woj. wielkopolskie ODDZIAŁ POZNAŃ ul. Drużbackiej 1A/2 60-745 Poznań poniedziałek-piątek 7:00-16:00 Znajdź biuro na mapie
woj. łódzkie ODDZIAŁ ŁÓDŹ ul. pl. Zwycięstwa 2, 90-312 Łódź poniedziałek-piątek 7:00-16:00 Znajdź biuro na mapie
woj. zachodniopomorskie ODDZIAŁ KOSZALIN ul. al. Monte Cassino 6, 75-900 Koszalin poniedziałek-piątek 8:00-16:00 Znajdź biuro na mapie