Dochowanie należytej staranności a prawo do odliczenia VAT

W polskim systemie podatkowym ogromną rolę odgrywa zasada dochowania należytej staranności przy weryfikacji kontrahentów. Podatnicy dokonujący transakcji handlowych muszą liczyć się z tym, że brak ostrożności może prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym utraty prawa do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur. Organy podatkowe coraz częściej analizują nie tylko sam przebieg transakcji, lecz także działania podejmowane przez podatnika w celu potwierdzenia wiarygodności jego kontrahenta.

Weryfikacja kontrahenta wykaz podatników VAT

Jednym z podstawowych narzędzi, z których może korzystać podatnik, jest Wykaz podatników VAT. Jest to bezpłatna, publicznie dostępna baza prowadzona przez Szefa KAS. Znajdują się w niej dane dotyczące statusu podmiotów w zakresie podatku VAT, w tym informacje o rejestracji, wykreśleniu czy przywróceniu statusu podatnika VAT. Dostępne są również takie elementy jak NIP, REGON, KRS, adres prowadzenia działalności czy numery rachunków bankowych powiązanych z działalnością gospodarczą. Dzięki temu przedsiębiorca może szybko sprawdzić, czy jego kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT i czy korzysta z rachunków zgłoszonych oraz potwierdzonych w systemie STIR.

Weryfikacja kontrahenta w tej bazie to jednak dopiero początek. Organy podatkowe oczekują od przedsiębiorców również sprawdzenia, czy kontrahent posiada stosowne koncesje i zezwolenia oraz czy osoby reprezentujące firmę mają prawo do zawierania umów w jej imieniu. Wszystkie te czynności budują obraz podatnika jako podmiotu działającego w dobrej wierze i zgodnie z zasadami należytej staranności.

Znaczenie metodyki Ministerstwa Finansów

Pomocnym dokumentem dla przedsiębiorców jest przygotowana przez Ministerstwo Finansów metodyka dotycząca oceny dochowania należytej staranności przy nabywaniu towarów w transakcjach krajowych. Zawiera ona wskazówki, jakie działania mogą zostać uznane za wystarczające w razie kontroli. W praktyce oznacza to, że podatnik, który kieruje się tymi wytycznymi, zwiększa swoje szanse na obronę prawa do odliczenia VAT nawet wtedy, gdy okaże się, że kontrahent dopuścił się nieprawidłowości.

Orzecznictwo sądów administracyjnych

Zagadnienie należytej staranności wielokrotnie było przedmiotem rozważań sądów administracyjnych.

W wyroku z 24 maja 2024 r. (sygn. akt I FSK 1680/19) Naczelny Sąd Administracyjny podkreślił, że choć od podatnika nie można wymagać działań tożsamych z obowiązkami organów podatkowych, to jednak oczekuje się od niego zachowania przezorności i ostrożności. W tej sprawie podatnik nie zweryfikował dostawców, nie znał osób, z którymi się kontaktował, a cena towarów była rażąco zaniżona w stosunku do rynkowej. NSA uznał takie postępowanie za brak dochowania nawet podstawowej staranności.

W innym orzeczeniu z 28 września 2022 r. (sygn. akt I FSK 645/19) NSA wskazał, że należyta staranność to nie tylko kwestia formalnej weryfikacji, lecz także świadomość podatnika i zdolność przewidywania skutków podejmowanych działań. Brak jakiejkolwiek próby sprawdzenia kontrahenta, w tym zaniechanie złożenia zapytania do organów podatkowych na podstawie art. 96 ust. 13 ustawy o VAT, przesądza o niedbalstwie podatnika.

Natomiast w wyroku z 24 stycznia 2024 r. (sygn. akt I FSK 1936/19) Sąd zaznaczył, że organy podatkowe nie mogą oczekiwać od podatnika przejęcia ich kompetencji. Przedsiębiorca nie ma obowiązku sprawdzania legalności zatrudnienia osób sprzedających towar ani kontrolowania relacji wewnętrznych w firmie kontrahenta. Odpowiedzialność podatnika sprowadza się do czynności, które realnie może wykonać – takich jak sprawdzenie danych w oficjalnych rejestrach i upewnienie się, że kontrahent widnieje jako podatnik VAT.

Podsumowanie

Dochowanie należytej staranności w transakcjach VAT to nie tylko wymóg formalny, ale także sposób na zabezpieczenie własnego przedsiębiorstwa przed ryzykiem podatkowym. Organy podatkowe analizują, czy podatnik podejmował działania odpowiednie do okoliczności i czy można mu przypisać dobrą wiarę. Weryfikacja kontrahentów w oficjalnych rejestrach, stosowanie się do metodyki Ministerstwa Finansów oraz zachowanie ostrożności w kontaktach handlowych to elementy, które mogą przesądzić o tym, czy przedsiębiorca zachowa prawo do odliczenia VAT.

Źródła

ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2025 r. poz. 775)

art. 96 ustawy o VAT

art. 119zg ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa

wyrok NSA z 24.05.2024 r., sygn. akt I FSK 1680/19

wyrok NSA z 28.09.2022 r., sygn. akt I FSK 645/19

wyrok NSA z 24.01.2024 r., sygn. akt I FSK 1936/19

Gazeta Podatkowa nr 68 (2256) z dnia 25.08.2025, s. 6

Okładka zaprojektowana przez Freepik

Zapraszamy na naszego facebooka i do kontaktu z nami