Faktury korygujące po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF

Od 1 lutego 2026 roku w życie wejdą przepisy określające zasady korzystania z obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Nowe regulacje wprowadzą zmienione zasady rozliczania faktur korygujących, w szczególności tzw. korekt in minus, czyli zmniejszających podstawę opodatkowania. Zmiany obejmą zarówno sprzedawców, jak i nabywców.

✅ Korekta in minus po stronie sprzedawcy

Na podstawie art. 29a ust. 13 ustawy o VAT, od 1 lutego 2026 roku sprzedawca będzie mógł obniżyć podstawę opodatkowania w okresie rozliczeniowym, w którym wystawił ustrukturyzowaną fakturę korygującą w KSeF. W takim przypadku nie będzie już konieczne posiadanie dodatkowej dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie warunków korekty z nabywcą.

System KSeF automatycznie zapewni potwierdzenie doręczenia faktury korygującej do odbiorcy, niezależnie od jego statusu, co oznacza, że faktura korygująca uznawana będzie za skutecznie doręczoną w momencie przydzielenia jej numeru identyfikacyjnego w systemie.

W przypadku faktur korygujących wystawionych poza KSeF, zgodnie z art. 29a ust. 13a ustawy o VAT, obniżenie podstawy opodatkowania będzie możliwe dopiero w okresie, w którym sprzedawca otrzyma potwierdzenie odbioru tej faktury przez nabywcę.

Nowe przepisy przewidują też rozwiązania szczególne. Jeżeli faktura korygująca zostanie wystawiona w formie elektronicznej w trybie offline24 (art. 106nda ust. 1) lub w okresie niedostępności KSeF (art. 106nh ust. 1), a także gdy zostanie wystawiona w czasie awarii systemu (art. 106nf ust. 1), obniżenia podstawy opodatkowania będzie można dokonać w rozliczeniu za okres, w którym podatnik prześle fakturę do KSeF.

Jeżeli natomiast podatnik uzyska wcześniej potwierdzenie otrzymania korekty przez nabywcę poza systemem KSeF, korekta będzie mogła być rozliczona w okresie, w którym to potwierdzenie zostało otrzymane.

Nie będzie wymagane posiadanie potwierdzenia odbioru faktury korygującej w przypadkach:

1. eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
2. dostaw i usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza Polską,
3. sprzedaży energii, gazu, usług dystrybucyjnych, telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w załączniku nr 3 do ustawy o VAT (poz. 24–37, 50, 51).

✅ Korekta in minus po stronie sprzedawcy

Korekta po stronie nabywcy

Zgodnie z art. 86 ust. 19a ustawy o VAT, od 1 lutego 2026 roku nabywca towaru lub usługi będzie zobowiązany do zmniejszenia podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą.

W przypadku faktur ustrukturyzowanych wystawionych w KSeF moment wystawienia i otrzymania faktury będzie tożsamy. Na podstawie art. 106na ust. 3 faktura zostanie uznana za otrzymaną w dniu, w którym system KSeF przydzieli jej numer identyfikujący.

Jeśli natomiast faktura korygująca zostanie wystawiona poza KSeF, nabywca będzie zobowiązany określić moment faktycznego jej otrzymania. Oznacza to, że rozliczenia VAT naliczonego będzie musiał dokonać w okresie, w którym rzeczywiście wszedł w posiadanie dokumentu.

Data wystawienia i otrzymania faktury w trybach offline i awaryjnym

W przypadku faktur wystawianych w trybie offline24 datą ich wystawienia będzie data wskazana przez podatnika na fakturze (art. 106nda ust. 10 ustawy o VAT). Datą otrzymania takiej faktury będzie dzień przydzielenia jej numeru identyfikującego w KSeF. Jeżeli jednak faktura zostanie udostępniona nabywcy zagranicznemu lub innemu podmiotowi spoza KSeF, datą otrzymania będzie dzień faktycznego doręczenia dokumentu.

Te same zasady będą obowiązywać dla faktur wystawianych w trybie offline, w przypadku czasowej niedostępności systemu, oraz w trybie awaryjnym.

W trybie awaryjnym datą wystawienia będzie data podana przez podatnika na fakturze, natomiast datą otrzymania będzie data faktycznego doręczenia faktury lub data nadania numeru KSeF – w zależności od tego, która z tych dat wystąpi później.

Jeżeli faktura została wystawiona dla nabywcy zagranicznego lub konsumenta, który uzgodnił inny sposób przekazania faktury, zawsze za datę jej otrzymania uznaje się dzień faktycznego doręczenia dokumentu

🟡Podsumowanie

Nowe przepisy wprowadzające obowiązkowy KSeF od 1 lutego 2026 roku uproszczą rozliczanie faktur korygujących wystawianych w systemie, jednocześnie utrzymując obowiązek potwierdzania odbioru korekt wystawianych poza KSeF. Zmiany mają na celu zwiększenie przejrzystości rozliczeń VAT i zautomatyzowanie procesu potwierdzania odbioru dokumentów, co powinno ograniczyć liczbę błędów i opóźnień w korektach podatkowych.

📌Źródła

• Gazeta Podatkowa nr 81 (2269) z dnia 9 października 2025 r.
• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (art. 29a, art. 86, art. 106na–106nf)

okładka zaprojektowana Freepik