Faktury w erze KSeF – co zmienia się dla podatników i jak korzystać z e-Faktur

Faktury odgrywają kluczową rolę w obrocie gospodarczym, a w ostatnich latach wprowadzono znaczące zmiany w zakresie ich wystawiania, przechowywania i weryfikacji. Jednym z najważniejszych kroków w tym kierunku jest wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), którego celem jest ujednolicenie i cyfryzacja procesu fakturowania. W artykule przedstawiono szczegółowo zasady korzystania z KSeF, rodzaje faktur oraz konsekwencje związane z wprowadzeniem obowiązku stosowania faktur ustrukturyzowanych.

Krajowy System e-Faktur

KSeF to platforma umożliwiająca wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Po wejściu w życie obowiązku korzystania z tego systemu podatnicy nie będą mogli już wystawiać faktur uproszczonych, pro forma, duplikatów ani not korygujących w dotychczasowej formie. System wyeliminował również możliwość anulowania e-Faktury.

Czym jest faktura

Faktura to dokument, który potwierdza dokonanie transakcji między podatnikami. Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.) może przyjmować formę papierową lub elektroniczną i musi zawierać elementy wymagane przez ustawę i przepisy wykonawcze. Wyróżnia się faktury papierowe, elektroniczne oraz ustrukturyzowane. Faktura elektroniczna może być dowolnym plikiem np. pdf, natomiast faktura ustrukturyzowana jest przesyłana wyłącznie przez KSeF w formacie XML. Obowiązkowe stosowanie faktur ustrukturyzowanych zostało wprowadzone stopniowo od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych.

Faktura uproszczona

Faktury uproszczone dokumentują sprzedaż na kwotę nieprzekraczającą 450 zł lub 100 euro brutto, gdy sprzedaż jest udokumentowana paragonem fiskalnym zawierającym NIP nabywcy. Po wprowadzeniu KSeF możliwość wystawiania faktur uproszczonych zostanie ograniczona, z okresem przejściowym do końca 2026 r. Od 1 stycznia 2027 r. każda sprzedaż będzie wymagała faktury ustrukturyzowanej.

Faktura pro forma

Faktury pro forma nie mają podstawy prawnej w przepisach o VAT i są stosowane jedynie dla celów informacyjnych. Nie uprawniają do odliczenia VAT i nie zwalniają z obowiązku wystawienia faktycznej faktury dokumentującej transakcję. Dokumenty te są wystawiane poza KSeF.

Duplikaty faktu

W przypadku zaginięcia lub zniszczenia faktury, przepisy art. 106l ustawy o VAT przewidują możliwość wystawienia duplikatu przez podatnika lub nabywcę, zależnie od sytuacji. Faktury ustrukturyzowane przechowywane w KSeF przez 10 lat eliminują potrzebę sporządzania duplikatów. Przepisy regulujące duplikaty pozostaną jednak w ustawie, obejmując m.in. sytuacje wystawiania faktur w trybie awaryjnym lub podczas awarii systemu.

Noty korygujące

Nota korygująca jest dokumentem wystawianym przez nabywcę w przypadku błędów w otrzymanej fakturze, z wyjątkiem niektórych danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15 ustawy o VAT. Z chwilą obowiązkowego wprowadzenia KSeF jedynym sposobem korekty faktury będzie wystawienie faktury korygującej w systemie. Noty korygujące przestaną obowiązywać od 1 lutego 2026 r.

Anulowanie i usuwanie e-Faktur

Po przesłaniu faktury do KSeF i nadaniu numeru identyfikującego dokument nie może zostać anulowany. W przypadku błędów sprzedawca musi wystawić fakturę korygującą. W sytuacji błędnego NIP konieczne będzie wystawienie faktury korygującej do zera oraz nowej faktury z poprawnymi danymi.

Tryb awaryjny i awaria całkowita

Tryb awaryjny umożliwia wystawienie faktur podczas czasowej niedostępności KSeF, przy zachowaniu określonych zasad, w tym przesyłania faktur do systemu w ciągu 7 dni od zakończenia awarii. Awaria całkowita dotyczy sytuacji nadzwyczajnych, gdy podatnik może wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF, bez obowiązku stosowania wzoru ustrukturyzowanego. Faktury w takich sytuacjach nie są oznaczane kodami QR.

Podsumowanie

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur znacząco zmienia zasady dokumentowania obrotu gospodarczego. Eliminacja faktur uproszczonych, pro forma, duplikatów i not korygujących w tradycyjnej formie ma na celu uproszczenie i zwiększenie bezpieczeństwa procesu fakturowania. System KSeF zapewnia stałą dostępność dokumentów przez 10 lat, a tryb awaryjny i regulacje dotyczące awarii całkowitych gwarantują elastyczność w sytuacjach wyjątkowych. Przedsiębiorcy powinni dostosować swoje procesy do nowych wymogów, pamiętając, że każda zmiana w dokumentacji będzie wymagała uwzględnienia przepisów ustawy o VAT.

Źródła

• Gazeta Podatkowa nr 92 (2280) z dnia 17.11.2025, str. 14
• Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług, art. 2, 106c, 106d, 106e, 106k, 106l, 106nda, 106nf, 106nh, 106ng

Okładka zaprojektowana przez Freepik