Jak rozliczyć zakup na raty w działalności gospodarczej

W codziennej praktyce prowadzenia działalności gospodarczej przedsiębiorcy często dokonują zakupów na raty zarówno z wygody, jak i z powodów finansowych. Pojawia się jednak istotne pytanie: jak rozliczyć taki wydatek w kosztach uzyskania przychodu, jeśli zapłata jest rozłożona w czasie? Czy można ująć pełną kwotę od razu, czy trzeba rozliczać ją sukcesywnie w miarę spłaty rat? W artykule przyjrzymy się tej kwestii, opierając się na interpretacji ekspertki podatkowej i obowiązujących przepisach prawa.

Zakupy na raty w działalności gospodarczej – ogólne zasady

Zaciągnięcie zobowiązania ratalnego to popularna forma finansowania zakupu wyposażenia firmowego. Urządzenia elektroniczne, meble biurowe czy sprzęt komputerowy to tylko przykłady dóbr, które często nabywane są w taki sposób. Kluczową sprawą z punktu widzenia przedsiębiorcy jest ustalenie, kiedy i w jakiej wysokości wydatek taki może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Wiele zależy od wartości zakupu oraz jego charakteru czy jest to środek trwały, czy też nie.

Przykład z życia – pytanie Czytelnika Gazeta Podatkowa

Z pomocą w interpretacji takich przypadków przychodzi prasa specjalistyczna. Do redakcji „Gazety Podatkowej” zwrócił się przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, który działa na zasadach ogólnych i jest czynnym podatnikiem VAT.

W pytaniu opisał, że kupił tablet za 4.300 zł netto na potrzeby firmy, jednak zapłatę za urządzenie rozłożył na 10 rat. Co ważne, sprzęt ten nie został zaliczony do środków trwałych. Przedsiębiorca zapytał, czy może zaliczyć cały koszt tabletu do wydatków firmowych już w momencie zakupu, czy też musi rozliczać wydatek etapami, zgodnie z harmonogramem spłaty rat.

Odpowiedź eksperta – jak to rozliczyć zgodnie z przepisami

Odpowiedź eksperta nie pozostawia wątpliwości przedsiębiorca ma prawo zaliczyć całą wartość zakupu tabletu do kosztów uzyskania przychodów już w miesiącu, w którym doszło do zakupu i wystawienia faktury. Ratalna forma płatności nie wpływa bowiem na moment ujęcia wydatku w ewidencji księgowej.

Kluczowe jest tu to, że sprzęt nie został zakwalifikowany jako środek trwały, a jego wartość nie przekracza ustawowego progu 10.000 zł netto. Zgodnie z art. 22d ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, taki wydatek może być ujęty w kosztach jednorazowo, o ile przedmiot został przekazany do użytkowania. Istotne jest również to, że wydatek ten służy działalności gospodarczej i nie znajduje się w katalogu tzw. kosztów negatywnych określonych w art. 23 tej samej ustawy.

Podsumowanie

Zakup na raty nie musi oznaczać rozliczania kosztu w częściach jeśli sprzęt nie jest środkiem trwałym, a jego wartość nie przekracza 10.000 zł, przedsiębiorca może ująć cały wydatek w kosztach w miesiącu zakupu. Taka interpretacja przepisów znacznie ułatwia prowadzenie księgowości, dając większą elastyczność przy planowaniu firmowych wydatków.

Źródła:

• Gazeta Podatkowa nr 55 (2243) z dnia 10.07.2025, strona 5;
• Ustawa: art. 22d i art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.