Jak skutecznie przeciwdziałać opieszałości organów podatkowych

W relacjach z urzędem skarbowym oczekujemy profesjonalizmu, terminowości i sprawnego załatwienia naszych spraw. Niestety, rzeczywistość bywa inna opóźnienia, przeciągające się postępowania czy brak informacji o stanie sprawy nie są rzadkością. Na szczęście przepisy dają podatnikom konkretne narzędzia, by przeciwdziałać bezczynności lub przewlekłości organów podatkowych. W niniejszym wpisie pokazujemy, jak z nich korzystać, by nie pozostać bezradnym wobec fiskalnej opieszałości.

Terminy i obowiązki urzędów podatkowych

Zgodnie z art. 125 § 1 Ordynacji podatkowej, sprawy podatkowe powinny być prowadzone szybko i możliwie najprostszymi metodami. Urząd skarbowy ma zwykle miesiąc na rozpatrzenie sprawy, a jeśli jest ona szczególnie złożona – dwa miesiące. Dyrektor izby administracji skarbowej powinien natomiast rozpatrzyć odwołanie w terminie do dwóch miesięcy, a jeśli doszło do rozprawy – w ciągu trzech miesięcy.

Do tych terminów nie wlicza się m.in. okresów zawieszenia postępowania, terminów przewidzianych w przepisach podatkowych dla konkretnych czynności czy opóźnień z winy podatnika. Nawet jeśli termin minie, organ podatkowy wciąż może wydać decyzję, ale ma obowiązek powiadomić stronę o przyczynie opóźnienia i wyznaczyć nowy termin zakończenia postępowania, zgodnie z art. 140 Ordynacji podatkowej.

Jak reagować na opóźnienia ponaglenie i skarga

Gdy urząd skarbowy nie dochowuje ustawowego lub wyznaczonego terminu, podatnik może złożyć ponaglenie. Składa się je do organu wyższego stopnia w przypadku urzędu skarbowego do dyrektora izby administracji skarbowej, a jeśli dotyczy dyrektora izby do Szefa KAS, jak określono w art. 141 § 1 Ordynacji podatkowej.

Jeśli ponaglenie zostanie uznane za zasadne, wyznaczany jest dodatkowy termin oraz podejmowane są działania mające na celu ustalenie przyczyn opóźnienia. Organ może też wdrożyć środki, które mają zapobiec podobnym przypadkom w przyszłości.

Kolejnym krokiem może być złożenie skargi do wojewódzkiego sądu administracyjnego na bezczynność lub przewlekłość postępowania. Można to zrobić w dowolnym momencie po złożeniu ponaglenia, zgodnie z art. 53 § 2b ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Skarga na bezczynność kosztuje 100 zł, podobnie jak na przewlekłość. Gdy obie kwestie są poruszone w jednym piśmie, sąd traktuje je jako dwie odrębne sprawy co skutkuje łącznym wpisem w wysokości 200 zł.

Skutki skargi i sankcje dla organów

Skarga do sądu administracyjnego może skutkować nałożeniem obowiązku wydania rozstrzygnięcia w określonym czasie. Sąd może również ukarać organ podatkowy grzywną lub zasądzić wypłatę określonej kwoty pieniężnej na rzecz podatnika.

Jeśli mimo wyroku sądu organ nie podejmie działania, podatnik może ponownie wystąpić do sądu z żądaniem ukarania go grzywną. W skrajnych przypadkach, gdy podatnik poniesie szkodę związaną z niewykonaniem wyroku, może dochodzić odszkodowania na zasadach wynikających z Kodeksu cywilnego.

Grzywna może wynieść maksymalnie 10-krotność przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego za poprzedni rok, a suma pieniężna przyznana podatnikowi połowę tej wartości. W 2025 roku grzywna może sięgnąć nawet 81.817,20 zł, a kwota należna podatnikowi – do 40.908,60 zł.

Odpowiedzialność indywidualna urzędników

Urzędnik, który bez uzasadnionej przyczyny nie załatwi sprawy w terminie, nie powiadomi strony o opóźnieniu lub nie dotrzyma nowego terminu, może ponieść odpowiedzialność dyscyplinarną, porządkową lub inną, określoną w przepisach prawa (art. 142 Ordynacji podatkowej).

Warto jednak zaznaczyć, że sąd administracyjny nie ma kompetencji do nakładania kar bezpośrednio na konkretnego urzędnika – nawet jeśli stwierdzi jego winę. Potwierdza to wyrok WSA w Warszawie z dnia 20 września 2018 r., sygn. akt III SAB/Wa 23/18.

Podsumowanie

Przeciągające się postępowania podatkowe potrafią skutecznie zdezorganizować działalność gospodarczą lub uprzykrzyć życie osobom fizycznym. Warto jednak pamiętać, że podatnik nie jest bezbronny – przepisy przewidują skuteczne narzędzia do walki z urzędniczą opieszałością. Znajomość terminów, procedur oraz możliwość składania skarg to fundament, na którym można oprzeć swoje działania. Warto z nich korzystać, by wymóc na organach podatkowych sprawne i zgodne z prawem załatwienie sprawy.

Źródła:

• Gazeta Podatkowa nr 60 (2248) z dnia 28.07.2025, str. 10;
• Ustawa z dnia 29.08.1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.);
• Ustawa z dnia 30.08.2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.);
• Wyrok NSA z dnia 11.04.2024 r., sygn. akt I FSK 184/24;
• Wyrok NSA z dnia 18.01.2022 r., sygn. akt I FSK 2428/21;
• Wyrok WSA w Warszawie z dnia 20.09.2018 r., sygn. akt III SAB/Wa 23/18;
• Monitor Polski z 2025 r., poz. 125.

Zapraszamy na naszego facebooka i do kontaktu z nami