Kasa fiskalna a sprzedaż zagraniczna kiedy powstaje obowiązek ewidencji

Sprzedaż towarów i usług do konsumentów zagranicznych stała się codziennością dla wielu polskich przedsiębiorców. Pojawia się jednak pytanie, czy w przypadku transakcji zawieranych z osobami fizycznymi spoza Polski zawsze konieczne jest ewidencjonowanie sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej. Zagadnienie to jest istotne nie tylko dla firm prowadzących handel stacjonarny, lecz również dla podmiotów działających w modelu sprzedaży wysyłkowej czy internetowej.

✅Obowiązek stosowania kas rejestrujących

Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług podatnicy, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, co do zasady muszą prowadzić ewidencję przy pomocy kas fiskalnych. W art. 2 pkt 22 ustawy VAT ustawodawca precyzuje, że sprzedażą jest odpłatna dostawa towarów, świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów. Oznacza to, że również transakcje z osobami prywatnymi spoza Polski mogą być objęte tym obowiązkiem.

Zwolnienia przewidziane w przepisach

Nie każda sprzedaż musi być rejestrowana na kasie. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. podatnik może skorzystać ze zwolnienia, jeśli wartość sprzedaży na rzecz osób prywatnych nie przekroczy w danym roku 20 000 zł. Limit ten, w przypadku rozpoczęcia działalności w trakcie roku, jest proporcjonalnie obliczany. Po przekroczeniu progu zwolnienie wygasa po dwóch miesiącach od miesiąca, w którym został on przekroczony.

Dodatkowo przedsiębiorca może korzystać ze zwolnienia związanego ze sprzedażą wysyłkową. Warunkiem jest jednak, aby zapłata za towar została dokonana wyłącznie poprzez pocztę, bank lub SKOK, a z dokumentów płatniczych jasno wynikało, kto dokonał zakupu i za jakie towary. Warto przy tym pamiętać, że niektóre towary wskazane w § 4 rozporządzenia zawsze wymagają ewidencji na kasie i nie ma możliwości zastosowania zwolnienia.

Sprzedaż dla konsumenta zagranicznego'

W praktyce wiele wątpliwości pojawia się przy sprzedaży zagranicznej. Jeżeli transakcja ma miejsce w Polsce, na przykład w sklepie stacjonarnym, wówczas obowiązek ewidencji w kasie fiskalnej nie różni się od sprzedaży na rzecz polskich konsumentów.

W przypadku eksportu towarów dla osób fizycznych możliwe jest skorzystanie ze zwolnień wskazanych w rozporządzeniu. Podobnie wygląda sytuacja w odniesieniu do wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość (WSTO). Zgodnie z art. 22 ust. 1a ustawy o VAT miejscem opodatkowania takich dostaw jest kraj, w którym kończy się transport towarów. Jeżeli całkowita wartość WSTO oraz usług TBE nie przekracza 10 000 euro (42 000 zł), wówczas sprzedaż jest opodatkowana w państwie siedziby sprzedawcy. Po przekroczeniu progu podatnik musi rozliczać VAT w państwie konsumpcji, korzystając z procedur OSS lub IOSS.

Co istotne, sprzedaż WSTO, której miejscem opodatkowania jest inne państwo członkowskie UE, nie podlega obowiązkowi ewidencjonowania na kasie fiskalnej w Polsce. Natomiast gdy miejscem dostawy jest Polska, przedsiębiorca powinien co do zasady zarejestrować sprzedaż na kasie. Jak wskazał Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 5 lipca 2022 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.152.2022.2.PRM, podatnik dokonujący WSTO ma także obowiązek wystawienia faktury.

Warto pamiętać, że przepisy przewidują również zwolnienie z ewidencjonowania sprzedaży w kasie dla transakcji rozliczanych w procedurach OSS i IOSS, jeśli miejscem ich opodatkowania jest Polska.

🟡Podsumowanie

Obowiązek stosowania kas fiskalnych w przypadku sprzedaży zagranicznej zależy od rodzaju transakcji, miejsca opodatkowania oraz wysokości osiąganych obrotów. Przedsiębiorca powinien każdorazowo sprawdzić, czy może skorzystać ze zwolnienia, czy też zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji. W dobie rosnącej popularności sprzedaży wysyłkowej i transakcji transgranicznych znajomość tych zasad pozwala uniknąć niepotrzebnych sporów z organami podatkowymi i zabezpieczyć prawidłowe rozliczenie VAT.

📌Źródła

• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775);
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2024 r. poz. 1902);
• Dyrektor KIS, interpretacja indywidualna z 5 lipca 2022 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.152.2022.2.PRM;
• Gazeta Podatkowa nr 66 (2254) z dnia 18.08.2025, s. 6.

Okładka zaprojektowana przez Freepik

Zapraszamy na naszego facebooka i do kontaktu z nami