Klimatyzacja w działalności gospodarczej: koszt bieżący, środek trwały czy ulepszenie

W dobie rosnących temperatur, klimatyzacja stała się nieodłącznym elementem komfortu pracy w biurach i lokalach usługowych. Jednak oprócz kwestii technicznych i użytkowych, przedsiębiorcy muszą także odpowiednio ująć te wydatki w księgach rachunkowych. Czy zakup klimatyzatora to tylko bieżący koszt, środek trwały czy może ulepszenie środka trwałego? Odpowiednie rozróżnienie ma istotne znaczenie dla polityki amortyzacyjnej oraz wyników finansowych firmy. Poniżej szczegółowo omawiamy te zagadnienia, bazując na przepisach ustawy o rachunkowości oraz interpretacjach klasyfikacyjnych.

Wydatki związane z klimatyzacją w księgach rachunkowych

Klimatyzacja jako ulepszenie budynku

Jeśli klimatyzacja została trwale wbudowana w konstrukcję budynku, wydatki poniesione na jej zakup i instalację zwiększają wartość początkową tego budynku. Przez trwałe wbudowanie rozumie się zintegrowanie instalacji z konstrukcją nieruchomości, podobnie jak ma to miejsce w przypadku instalacji sanitarnych, elektrycznych, sygnalizacyjnych, komputerowych, telekomunikacyjnych czy przeciwpożarowych. Przykładem takiego rozwiązania może być klimatyzacja z przewodami zasilającymi nawiewy zamontowanymi w ścianach lub suficie, których demontaż bez uszkodzenia infrastruktury budynku byłby niemożliwy.

Klimatyzacja jako odrębny środek trwały

Inaczej sytuacja wygląda, gdy klimatyzacja została zamontowana po oddaniu budynku do użytkowania i nie jest trwale połączona z jego konstrukcją. Jeżeli urządzenie i jego przewody nie stanowią części składowej budynku oraz mogą zostać zdemontowane bez uszczerbku zarówno dla budynku, jak i urządzenia, wówczas takie aktywo może zostać zaklasyfikowane jako odrębny środek trwały.

Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, środkami trwałymi są rzeczowe aktywa trwałe o przewidywanym okresie użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Urządzenie klimatyzacyjne spełniające te warunki może być zatem wprowadzone do ewidencji środków trwałych w wartości początkowej.

Wartość początkową środka trwałego stanowi cena nabycia, która obejmuje cenę należną sprzedawcy (bez VAT, jeśli podlega odliczeniu) oraz koszty bezpośrednio związane z zakupem i montażem, jak np. transport czy instalacja. Amortyzacji dokonuje się zgodnie z okresem ekonomicznej użyteczności, jednak w przypadku niewielkiej wartości urządzenia, istnieje możliwość zastosowania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego.

Co ważne, jeśli wartość urządzenia klimatyzacyjnego nie przekracza progu istotności ustalonego w polityce rachunkowości, możliwe jest jego jednorazowe ujęcie w kosztach zużycia materiałów w dniu oddania do użytkowania, bez konieczności klasyfikowania jako środek trwały. Taki wydatek można ująć w ewidencji pozabilansowej, o ile uproszczenie to zostało przewidziane w polityce rachunkowości jednostki.

Klimatyzacja jako koszt bieżący

Wydatki na klimatyzację mogą zostać również zaklasyfikowane jako koszty bieżące, jeśli nie przekraczają 10 000 zł netto (dla czynnych podatników VAT) lub brutto (dla korzystających ze zwolnienia z VAT). W takim przypadku całą wartość można odnieść bezpośrednio w koszty uzyskania przychodu w momencie poniesienia wydatku. Taka klasyfikacja jest szczególnie korzystna dla małych firm lub przy zakupie klimatyzatorów typu split o relatywnie niskiej wartości jednostkowej. Pozwala to na uproszczoną ewidencję i brak konieczności prowadzenia amortyzacji.

Dodatkowe aspekty klasyfikacyjne

Zgodnie z uwagami do grupy 1 Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT), do wyposażenia budynku zalicza się instalacje wbudowane w jego konstrukcję, np. sanitarne, elektryczne czy telekomunikacyjne. Oznacza to, że w przypadku trwałego zintegrowania instalacji klimatyzacyjnej z budynkiem, jej koszt należy traktować jako ulepszenie środka trwałego.

Z kolei w sytuacji, gdy urządzenie klimatyzacyjne można łatwo zdemontować i przenieść, bez ingerencji w strukturę budynku, powinno ono zostać sklasyfikowane jako odrębny środek trwały. Zalicza się je wówczas do grupy 6 KŚT, rodzaj 652 – „Urządzenia klimatyzacyjne”. W tym przypadku możliwe jest zastosowanie maksymalnej stawki amortyzacyjnej wynoszącej 10%.

Warunki uznania za ulepszenie

Ulepszeniem środka trwałego są nakłady poniesione na jego przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację, które:

• przekraczają w danym roku podatkowym kwotę 10 000 zł
• powodują wzrost wartości użytkowej danego środka trwałego, mierzonej np. długością okresu używania, wydajnością, jakością lub obniżeniem kosztów eksploatacji

W przypadku instalacji klimatyzacyjnych montowanych w ramach większych modernizacji budynku, bardzo często mamy do czynienia właśnie z takim ulepszeniem.

Podsumowanie

Zakup klimatyzacji w działalności gospodarczej może zostać ujęty w księgach rachunkowych na kilka sposobów, w zależności od wartości nakładu, sposobu montażu oraz roli, jaką pełni urządzenie względem budynku. Kluczowe jest prawidłowe rozpoznanie, czy mamy do czynienia z:

• kosztem bieżącym (do 10 000 zł)
• odrębnym środkiem trwałym (klimatyzator możliwy do demontażu)
• ulepszeniem istniejącego środka trwałego (klimatyzacja trwale wbudowana w strukturę budynku)

Każda z tych klasyfikacji wiąże się z innym podejściem do ujęcia wydatku oraz amortyzacji. Przed podjęciem decyzji warto przeanalizować sytuację faktyczną i dostosować sposób ujęcia do polityki rachunkowości jednostki, jednocześnie kierując się przepisami ustawy o rachunkowości oraz klasyfikacją środków trwałych.

Źródło

• Gazeta Podatkowa nr 54 (2242) z dnia 07.07.2025, strona 13

Okładka zaprojektowana przez Freepik

Zapraszamy na naszego facebooka i do kontaktu z nami