Mobilne biuro a koszty uzyskania przychodu jak rozliczyć wydatki

W dobie rosnącej mobilności przedsiębiorców coraz częściej spotykamy się z niestandardowymi pomysłami na organizację miejsca pracy. Jednym z nich jest koncepcja mobilnego biura, które pozwala na prowadzenie działalności gospodarczej z dowolnego miejsca. Przedsiębiorcy zastanawiają się jednak, czy wydatki związane z zakupem i przystosowaniem pojazdu do roli mobilnego biura można ująć w kosztach uzyskania przychodu. Odpowiedź na to pytanie przynosi interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, której przyjrzymy się poniżej.

Stan faktyczny przedstawiony w interpretacji

O wydanie interpretacji zwrócił się przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, który nie posiadał na stałe przypisanego biura. Prowadzenie usług możliwe było z dowolnej lokalizacji, pod warunkiem zapewnienia dostępu do podstawowych narzędzi pracy takich jak łącze internetowe czy przestrzeń robocza. W związku z tym przedsiębiorca planował zainwestować w tzw. mobilne biuro, które umożliwiłoby mu świadczenie usług w podróży.

W tym celu miał zamiar zakupić samochód dostawczy typu furgon, którego dopuszczalna masa całkowita nie przekraczałaby 3,5 tony. Pojazd ten miał zostać przekształcony własnym sumptem – częściowo samodzielnie, częściowo przy pomocy specjalistów – w mobilne biuro. Dodatkowo, samochód miał zawierać elementy wyposażenia umożliwiające odpoczynek, co wiązało się z jego częściowym dostosowaniem do funkcji mieszkalnych.

Przedsiębiorca nie wykluczał, że pojazd będzie również wykorzystywany w celach prywatnych. W okresie prowadzenia prac modernizacyjnych planował przerejestrowanie pojazdu jako samochodu osobowego wielozadaniowego, a po zakończeniu prac zamierzał dokonać rejestracji jako samochód specjalny – kempingowy. Gotowy pojazd miał być wprowadzony do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Podatnik zwrócił się z pytaniem, czy wydatki poniesione na nabycie oraz przekształcenie furgonu będą mogły zostać uznane za koszt uzyskania przychodu oraz jakie ograniczenia będą miały w takim przypadku zastosowanie.

Wnioski płynące z interpretacji

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z dnia 30 kwietnia 2025 roku (sygnatura 0112-KDIL2-2.4011.181.2025.3.WS) odniósł się szczegółowo do przedstawionego stanu faktycznego. Zwrócił uwagę, że jednym z podstawowych warunków uznania danego składnika majątku za środek trwały w firmie jest jego kompletność i zdatność do użytku w dniu przyjęcia do eksploatacji. Przez kompletność rozumie się wyposażenie składnika we wszystkie elementy konstrukcyjne, które umożliwiają jego użycie zgodnie z przeznaczeniem. Z kolei zdatność do użytku oznacza zarówno możliwość faktycznego, jak i prawnego korzystania z danego środka trwałego.

W związku z tym pojazd może zostać wprowadzony do ewidencji środków trwałych dopiero po zakończeniu wszystkich prac adaptacyjnych. Dopiero wówczas pojazd będzie spełniał kryteria kompletności i zdatności do użytkowania zgodnie z jego funkcją jako mobilnego biura.

Ponieważ na moment wprowadzenia do ewidencji pojazd ten będzie traktowany jako samochód osobowy, to zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 4 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podatnik może dokonywać odpisów amortyzacyjnych od jego wartości początkowej. Należy jednak uwzględnić limit w wysokości 150 tysięcy złotych.

Oprócz tego, przedsiębiorca ma obowiązek stosować się do ograniczeń wynikających z art. 23 ust. 1 pkt 46a oraz pkt 47 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pierwszy z tych przepisów wskazuje, że jeśli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów prywatnych, to tylko 75 procent wydatków eksploatacyjnych można uznać za koszty podatkowe. Drugi z kolei mówi o ograniczeniu dotyczącym składek ubezpieczeniowych, które można zaliczyć do kosztów podatkowych jedynie w części ustalonej proporcjonalnie do limitu 150 tysięcy złotych w stosunku do wartości przyjętej do ubezpieczenia.

Dodatkowe informacje z interpretacji

Dyrektor KIS wyraźnie zaznaczył, że podatnik nie może dokonywać odpisów amortyzacyjnych przed zakończeniem procesu przekształcania pojazdu. Sam zakup pojazdu oraz poniesione wydatki modernizacyjne nie stanowią odrębnych kosztów, lecz razem tworzą wartość początkową środka trwałego. Z tego względu dopiero po zakończeniu modernizacji i przyjęciu pojazdu do używania możliwe jest rozpoczęcie amortyzacji.

Organ podatkowy odniósł się również do faktu, że pojazd w trakcie użytkowania będzie częściowo wykorzystywany do celów prywatnych. Podkreślił, że w takim przypadku niezbędne będzie stosowanie ograniczenia związanego z proporcją wykorzystywania pojazdu tak jak wspomniano wyżej 75 procent kosztów eksploatacyjnych może być zaliczone do kosztów podatkowych.

Jakie wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu przy tworzeniu mobilnego biura

Choć każdy przypadek należy rozpatrywać indywidualnie, a możliwość zaliczenia konkretnego wydatku do kosztów uzyskania przychodu zależy od charakteru działalności i sposobu wykorzystania pojazdu, można wskazać kilka najczęściej spotykanych kategorii kosztów, które przedsiębiorcy ujmują w związku z adaptacją samochodu do roli mobilnego biura.

Do najpopularniejszych wydatków, które są zaliczane do kosztów podatkowych, należą:

• Zakup pojazdu – koszt nabycia samochodu, który ma pełnić funkcję mobilnego biura. Uwaga: nie stanowi on jednorazowego kosztu, lecz jest ujmowany poprzez odpisy amortyzacyjne;
• Modernizacja i adaptacja pojazdu – wszystkie wydatki związane z przystosowaniem furgonu do roli mobilnego biura (np. montaż biurka, foteli biurowych, instalacja elektryczna, klimatyzacja, zabudowa wnętrza, montaż gniazd USB,
• oświetlenie LED);
• Wyposażenie – elementy zapewniające komfort i funkcjonalność, takie jak fotele obrotowe, półki na dokumenty, panele sterujące, a nawet małe lodówki czy zasłony zapewniające prywatność;
• Sprzęt komputerowy i elektroniczny – laptopy, routery, urządzenia wielofunkcyjne, monitory, panele solarne, akumulatory czy przetwornice napięcia;
• Bieżące koszty eksploatacyjne – paliwo, przeglądy techniczne, wymiana oleju, serwis klimatyzacji, drobne naprawy, płyny eksploatacyjne;
• Ubezpieczenie – składki na polisy OC, AC i inne, przy czym ich część może być wyłączona z kosztów podatkowych zgodnie z przepisami;
• Opłaty administracyjne – opłaty rejestracyjne, badania techniczne po modernizacji, ewentualne homologacje.

Należy jednak pamiętać, że nie każdy wydatek automatycznie staje się kosztem podatkowym. Każdorazowo powinien on być racjonalnie uzasadniony i powiązany z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Podsumowanie

Z interpretacji wynika jasno, że przedsiębiorca, który decyduje się na inwestycję w mobilne biuro, może ująć wydatki na jego stworzenie w kosztach uzyskania przychodu, jednak musi przestrzegać określonych przepisów. Najważniejsze ograniczenia to limit amortyzacyjny wynoszący 150 tysięcy złotych oraz ograniczenie dotyczące kosztów eksploatacyjnych i ubezpieczenia w przypadku użytkowania pojazdu do celów mieszanych. Wydatki poniesione na modernizację pojazdu przed jego dopuszczeniem do użytkowania nie stanowią samodzielnych kosztów, lecz powiększają wartość początkową środka trwałego.

Takie rozwiązanie daje przedsiębiorcy dużą elastyczność, ale jednocześnie wymaga staranności w rozliczeniach podatkowych. Mobilne biuro może być korzystnym rozwiązaniem, pod warunkiem prawidłowego ujęcia wszystkich kosztów zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Źródło:

Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 30 kwietnia 2025 roku, sygnatura 0112-KDIL2-2.4011.181.2025.3.WS
Gazeta Podatkowa nr 52 (2240) z dnia 30.06.2025, dział: Orzecznictwo i interpretacje prawne, strona 16

Okładka zaprojektowana przez Freepik

Zapraszamy na naszego facebooka i do kontaktu z nami