O zaliczeniu do kosztów nie decyduje obligatoryjny charakter wydatku – orzecznictwo 2025

W praktyce prowadzenia działalności gospodarczej przedsiębiorcy często zastanawiają się, które wydatki mogą być uznane za koszty podatkowe. Często pojawia się pytanie, czy wydatek musi mieć charakter obowiązkowy, aby można go było zaliczyć do kosztów. Orzecznictwo z 2025 roku pokazuje, że obowiązkowość nie jest warunkiem koniecznym. Kluczowe znaczenie ma związek wydatku z przychodami firmy oraz jego wpływ na zabezpieczenie źródła przychodów.

Podstawy prawne kosztu podatkowego

Zgodnie z art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, definicja kosztu podatkowego nie obejmuje kryterium obligatoryjności wydatku. W obrocie gospodarczym wiele wydatków kwalifikowanych jako koszty podatkowe ponoszonych jest dobrowolnie. Podstawowym kryterium ujęcia wydatku w rachunku kosztowym jest jego związek z przychodami przedsiębiorstwa albo z działaniami mającymi na celu ich zachowanie lub zabezpieczenie.

Stan faktyczny sprawy

Spółka realizowała zbiorowe zaopatrzenie w wodę i odprowadzanie ścieków. Część jej akcji należała do gminy. W związku z nowymi przepisami Prawa wodnego, strefa ochrony ujęcia wody wygasła, a następnie ustanowiono nową strefę ochronną na wniosek spółki. Zmiana ta wpłynęła na możliwość realizacji inwestycji przez gminę. Chociaż przepisy przewidywały możliwość ubiegania się o odszkodowanie, gmina nie złożyła wniosku w terminie.

Po upływie terminu gmina złożyła dwa wnioski o zwrot nakładów poniesionych w związku z realizacją inwestycji drogowych w strefie ochrony ujęcia wody. Spółka, mimo że pierwotnie nie uwzględniła wniosków, zdecydowała się na negocjacje, które zakończyły się porozumieniem uwzględniającym możliwość zwrotu dodatkowych nakładów poniesionych przez gminę.

Spółka wystąpiła do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z pytaniem, czy planowane zwroty kosztów mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych. Dyrektor KIS uznał, że dobrowolne świadczenie nie może być kosztem podatkowym, ponieważ nie wykazuje związku przyczynowo-skutkowego z przychodami spółki

Stanowisko sądu

Sprawa trafiła do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, który uznał, że wydatki, choć dobrowolne, mogą być kosztem podatkowym, gdy wykazują pośredni związek z działalnością gospodarczą spółki. Skargę organu wniósł następnie Naczelny Sąd Administracyjny.

Rozstrzygnięcie NSA

Naczelny Sąd Administracyjny uznał, że skarga organu była niezasadna. Sąd przypomniał, że definicja kosztu podatkowego ma charakter ogólny i każdy wydatek powinien być oceniany indywidualnie. Wyjątkiem są sytuacje, w których ustawa wyraźnie wskazuje przynależność wydatku do kosztów lub jego wyłączenie. W pozostałych przypadkach kluczowe jest ustalenie związku przyczynowego między wydatkiem a potencjalnym przychodem, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów.

NSA podkreślił, że większość wydatków w działalności gospodarczej ma charakter dobrowolny. Zastosowanie kryterium obligatoryjności w interpretacji organu oznaczałoby, że wiele wydatków, takich jak koszty reklamy, wynagrodzenia członków zarządu czy modernizacja sprzętu, nie mogłoby być uznane za koszty podatkowe, mimo że są racjonalne i niezbędne dla przedsiębiorstwa.

Komentarz

Wyrok NSA przypomina, że przedsiębiorca powinien uwzględniać w swoich decyzjach konieczność zabezpieczenia się przed ryzykiem gospodarczym. Konieczne, uzasadnione i racjonalne wydatki, mające na celu osiągnięcie przychodów lub zmniejszenie ryzyka, mogą być kosztem podatkowym, nawet jeśli mają charakter dobrowolny. W omawianym przypadku zwrot kosztów na rzecz gminy w ramach porozumienia spełniał te kryteria i mógł zostać zakwalifikowany jako koszt pośredni.

Podsumowanie

Orzecznictwo z 2025 roku wyraźnie pokazuje, że nie obligatoryjność, lecz związek wydatku z przychodem lub zabezpieczeniem źródła przychodów decyduje o jego zaliczeniu do kosztów podatkowych. Przedsiębiorcy powinni oceniać każdy wydatek indywidualnie, uwzględniając jego racjonalny charakter i wpływ na działalność gospodarczą.

Źródła

Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 30.07.2025 r., sygn. akt II FSK 1430/22

Gazeta Podatkowa nr 79 (2267) z dnia 02.10.2025 r., strona 16, dział Orzecznictwo i interpretacje prawne

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, art. 15

Okładka zaprojektowana przez Freepik

Zapraszamy na naszego facebooka i do kontaktu z nami