Powrót do zwolnienia z VAT – czy liczy się termin zgłoszenia

Dla wielu małych przedsiębiorców ponowne przejście na zwolnienie podmiotowe z VAT może być korzystnym rozwiązaniem, szczególnie gdy osiągane przychody są niewielkie. W praktyce jednak pojawiają się wątpliwości dotyczące formalności – zwłaszcza w zakresie terminów składania zgłoszenia VAT-R. Czy spóźnienie w aktualizacji formularza skutkuje utratą prawa do zwolnienia? Przyjrzyjmy się temu zagadnieniu bliżej.

Kiedy można wrócić do zwolnienia z VAT

Osoby, które wcześniej zrezygnowały ze zwolnienia podmiotowego lub utraciły do niego prawo, mogą je odzyskać. Jednak nie od razu. Zgodnie z art. 113 ust. 11 ustawy o VAT, ponowne skorzystanie z tego przywileju możliwe jest dopiero po upływie roku liczonego od końca roku, w którym zwolnienie utracono lub z niego zrezygnowano.

Przykład: jeśli przedsiębiorca zrezygnował ze zwolnienia w 2020 r., najwcześniej może powrócić do niego od stycznia 2022 r.

Obowiązek zgłoszenia do urzędu skarbowego

Jeżeli podatnik zdecyduje się na ponowne zastosowanie zwolnienia z VAT, musi poinformować o tym urząd skarbowy, składając aktualizację formularza VAT-R. Zgodnie z art. 96 ust. 12 ustawy o VAT, termin na dokonanie tej aktualizacji wynosi 7 dni od dnia, w którym zmiana (czyli wybór zwolnienia) ma nastąpić.

W praktyce oznacza to, że jeżeli ktoś chce wrócić do zwolnienia od 1 maja, powinien złożyć VAT-R najpóźniej do 8 maja.

Co w przypadku spóźnienia

W praktyce zdarza się, że podatnicy, mimo najlepszych chęci, nie dopełniają obowiązku terminowego złożenia formularza VAT-R w ciągu ustawowych 7 dni od dnia, w którym chcieliby rozpocząć stosowanie zwolnienia. Czy oznacza to automatyczne przekreślenie prawa do korzystania ze zwolnienia podmiotowego z VAT?

Wątpliwości te rozwiał Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 23 stycznia 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.863.2024.1.PRM.

✅ O co zapytał podatnik?

Do KIS zwrócił się przedsiębiorca, który wcześniej zrezygnował z przysługującego mu zwolnienia z VAT, ale po pewnym czasie – wobec niskiej wartości sprzedaży – zdecydował się na powrót do tego rozwiązania. Chciał rozpocząć korzystanie ze zwolnienia od początku wybranego miesiąca (w tym przypadku – od 1 maja 2025 r.), jednak z przyczyn organizacyjnych złożył zgłoszenie VAT-R dopiero 2 czerwca.

Zapytał więc, czy niedochowanie 7-dniowego terminu na złożenie aktualizacji pozbawia go możliwości korzystania ze zwolnienia z mocą od 1 maja 2025 r.

📌 Co powiedział fiskus?

Dyrektor KIS potwierdził, że:

• Prawo do powrotu do zwolnienia z VAT wynika z art. 113 ust. 11 ustawy o VAT – i nie jest uzależnione od terminu zgłoszenia tej decyzji do urzędu.
• Przepisy nie określają szczególnego terminu na poinformowanie organu podatkowego o zamiarze ponownego korzystania ze zwolnienia.
• W związku z tym należy stosować ogólną zasadę dotyczącą aktualizacji danych rejestracyjnych – zgodnie z art. 96 ust. 12 ustawy o VAT, podatnik powinien zgłosić zmianę w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana (czyli w tym przypadku od 1 maja 2025 r.).

🟡 Co z konsekwencjami spóźnienia?

Organ uznał, że nawet jeśli podatnik przekroczył ten 7-dniowy termin, to nie powoduje to automatycznej utraty prawa do zwolnienia. Jeżeli spełnione zostały wszystkie pozostałe warunki ustawowe, a wybór zwolnienia nastąpił zgodnie z przepisami – urząd skarbowy może zarejestrować podatnika jako zwolnionego z VAT od daty wskazanej przez niego (np. 1 maja 2025 r.), mimo formalnego opóźnienia w zgłoszeniu.

Innymi słowy – kluczowe znaczenie ma data rzeczywistego powrotu do zwolnienia, a nie samo opóźnienie w dopełnieniu formalności.

Co to oznacza dla przedsiębiorców?

To podejście fiskusa oznacza pewną elastyczność w stosowaniu przepisów – ważne jest, by zachować zgodność z istotą prawa (czyli spełnić przesłanki zwolnienia), nawet jeśli nie udało się dopełnić wymogów formalnych w ścisłym terminie.

Nie oznacza to jednak, że terminy nie mają znaczenia – lepiej ich przestrzegać, by uniknąć dodatkowych wyjaśnień i wątpliwości urzędów. Warto również zadbać o dokumentację potwierdzającą, że zwolnienie było faktycznie stosowane od konkretnego dnia (np. brak wykazywania VAT w sprzedaży, brak faktur z naliczonym podatkiem itp.).

Kto decyduje o statusie VAT

To organ podatkowy (czyli właściwy urząd skarbowy) dokonuje formalnej rejestracji podatnika jako zwolnionego z VAT. Nawet jeśli zawiadomienie zostało złożone po wymaganym terminie, urząd może potwierdzić zastosowanie zwolnienia od wybranego miesiąca – jeżeli są do tego podstawy.

Wnioski dla przedsiębiorców

W omawianym przypadku Czytelnik złożył aktualizację VAT-R dopiero 2 czerwca 2025 r., chcąc powrócić do zwolnienia z VAT od 1 maja tego roku. Termin ustawowy (do 8 maja) został więc przekroczony. Mimo to, na podstawie interpretacji KIS oraz przepisów ustawy o VAT, można uznać, że przedsiębiorca zachowuje prawo do zwolnienia – o ile spełnia wszystkie ustawowe wymogi.

Podstawy prawne i interpretacje:

• Ustawa o VAT z 11 marca 2004 r.:
  • art. 113 ust. 11 – warunki powrotu do zwolnienia,
  • art. 96 ust. 12 – obowiązek aktualizacji danych rejestracyjnych.
• Interpretacja indywidualna:
  • Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, 23.01.2025 r.,
    sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.863.2024.1.PRM

Źródło materiału:

Artykuł oparty na publikacji: Gazeta Podatkowa nr 44 (2232) z dnia 02.06.2025, str. 6, dział: VAT i akcyza, autor: Małgorzata Smolnik.

Zapraszamy na naszego facebooka i do kontaktu z nami