Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok — najważniejsze informacje dla przedsiębiorców

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej to jeden z obowiązków przedsiębiorców, który został wprowadzony po zmianach przepisów obowiązujących od 2022 roku. Dotyczy ono osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą, które w danym roku podlegały ubezpieczeniu zdrowotnemu i rozliczały działalność według jednej z następujących form opodatkowania:

• skali podatkowej,

• podatku liniowego,

• ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok należy wykazać w dokumentach rozliczeniowych składanych za kwiecień 2026 roku, czyli w deklaracji ZUS DRA albo w raporcie ZUS RCA. Termin złożenia dokumentów oraz zapłaty ewentualnej dopłaty upływa 20 maja 2026 roku.

Obowiązek ten może dotyczyć również przedsiębiorców, którzy w trakcie 2025 roku zawiesili lub zakończyli działalność gospodarczą, jeżeli choć przez część roku podlegali ubezpieczeniu zdrowotnemu z tytułu prowadzenia działalności.

Kogo dotyczy roczne rozliczenie składki zdrowotnej?

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej dotyczy przede wszystkim przedsiębiorców, których składka zdrowotna zależy od osiągniętego dochodu albo przychodu. Obowiązek obejmuje osoby prowadzące działalność gospodarczą opodatkowaną:

• według skali podatkowej,

• podatkiem liniowym,

• ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Nie należy więc przyjmować, że obowiązek ten dotyczy automatycznie każdego przedsiębiorcy w identycznym zakresie. Sposób ustalenia składki zależy od formy opodatkowania oraz od tego, przez jaki okres przedsiębiorca podlegał ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Zasady rocznego rozliczenia składki zdrowotnej

Podstawę wymiaru składki zdrowotnej ustala się inaczej w zależności od wybranej formy opodatkowania.

W przypadku przedsiębiorców rozliczających się według skali podatkowej składka zdrowotna wynosi 9% dochodu z działalności gospodarczej. Dochód ustala się zasadniczo jako różnicę pomiędzy przychodami a kosztami uzyskania przychodów, z uwzględnieniem właściwych korekt przewidzianych w przepisach.

Przy podatku liniowym składka zdrowotna wynosi 4,9% dochodu. Również w tym przypadku konieczne jest prawidłowe ustalenie dochodu z działalności gospodarczej, ponieważ to on stanowi podstawę do wyliczenia należnej składki.

W przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych składka zdrowotna wynosi 9% zryczałtowanej podstawy wymiaru, która zależy od wysokości rocznego przychodu.

Skala podatkowa a składka zdrowotna

Przedsiębiorcy rozliczający działalność według skali podatkowej opłacają składkę zdrowotną w wysokości 9% dochodu. W rocznym rozliczeniu należy porównać sumę składek należnych za poszczególne miesiące z roczną składką ustaloną od dochodu rocznego.

Jeżeli z rozliczenia wynika niedopłata, trzeba ją uregulować do 20 maja 2026 roku. Jeżeli powstanie nadpłata, przedsiębiorca może wystąpić o jej zwrot.

Minimalna miesięczna składka zdrowotna w roku składkowym 2025 wynosi 314,96 zł. Przy działalności prowadzonej przez pełne 12 miesięcy minimalna roczna składka wynosi więc 3 779,52 zł.

Podatek liniowy a składka zdrowotna

Przy podatku liniowym składka zdrowotna wynosi 4,9% dochodu. Podobnie jak przy skali podatkowej, przedsiębiorca powinien ustalić roczną podstawę wymiaru składki i porównać ją ze składkami wykazanymi oraz opłaconymi w trakcie roku.

Również w przypadku podatku liniowego obowiązuje minimalna miesięczna składka zdrowotna. W roku składkowym 2025 wynosi ona 314,96 zł, co przy 12 miesiącach prowadzenia działalności daje 3 779,52 zł minimalnej rocznej składki.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych — progi i składki

W przypadku ryczałtu składka zdrowotna nie jest liczona od dochodu, lecz od podstawy zależnej od wysokości przychodu osiągniętego w roku podatkowym.

W 2025 roku miesięczna składka zdrowotna dla ryczałtowców wynosi:

• 461,66 zł — przy rocznych przychodach do 60 000 zł,

• 769,43 zł — przy rocznych przychodach powyżej 60 000 zł do 300 000 zł,

• 1 384,97 zł — przy rocznych przychodach powyżej 300 000 zł.

W rocznym rozliczeniu należy sprawdzić, czy suma składek ustalonych na podstawie faktycznego rocznego przychodu odpowiada składkom zapłaconym w trakcie roku. Jeżeli w ciągu roku przedsiębiorca opłacał składki według niższego progu, a po zakończeniu roku przekroczył limit przychodów, może powstać obowiązek dopłaty.

Minimalna składka zdrowotna za 2025 rok

Minimalna składka zdrowotna ma szczególne znaczenie dla przedsiębiorców rozliczających się według skali podatkowej oraz podatkiem liniowym. W roku składkowym 2025 minimalna miesięczna składka zdrowotna wynosi 314,96 zł, czyli 3 779,52 zł rocznie przy działalności prowadzonej przez pełne 12 miesięcy.

Jeżeli działalność była prowadzona tylko przez część roku, minimalną składkę ustala się proporcjonalnie do liczby miesięcy podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu. Oznacza to, że przedsiębiorca nie musi przyjmować pełnej kwoty rocznej, jeżeli nie prowadził działalności przez cały rok.

Przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych obowiązują odrębne zasady — wysokość składki zależy od rocznego przychodu i właściwego progu składkowego.

Dokumenty potrzebne do rocznego rozliczenia

Aby prawidłowo przygotować roczne rozliczenie składki zdrowotnej, przedsiębiorca powinien zebrać dokumenty i dane pozwalające ustalić podstawę wymiaru składki. W praktyce będą to przede wszystkim:

• KPiR albo ewidencja przychodów,

• dane z rocznego zeznania podatkowego,

• informacje o przychodach, kosztach i dochodzie,

• informacje o zapłaconych składkach na ubezpieczenia społeczne,

• dane o składkach zdrowotnych wykazanych i opłaconych w ciągu roku,

• informacje o okresach prowadzenia, zawieszenia lub zakończenia działalności.

Dokładne przygotowanie danych jest istotne, ponieważ błędy w podstawie wymiaru mogą skutkować niedopłatą, koniecznością korekty dokumentów albo problemami przy zwrocie nadpłaty.

ZUS DRA i ZUS RCA — gdzie wykazać rozliczenie?

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok należy wykazać w dokumentach składanych za kwiecień 2026 roku.

Przedsiębiorca opłacający składki wyłącznie za siebie wykazuje rozliczenie w deklaracji ZUS DRA.

Jeżeli przedsiębiorca rozlicza składki także za inne osoby, na przykład pracowników lub zleceniobiorców, roczne rozliczenie składki zdrowotnej wykazuje w raporcie ZUS RCA.

Dokumenty należy złożyć do 20 maja 2026 roku. Do tego samego dnia trzeba zapłacić składki za kwiecień 2026 roku oraz ewentualną dopłatę wynikającą z rocznego rozliczenia składki zdrowotnej za 2025 rok.

Nadpłata składki zdrowotnej

Nadpłata składki zdrowotnej powstaje wtedy, gdy suma składek zapłaconych w trakcie roku jest wyższa niż składka należna wynikająca z rocznego rozliczenia.

Jeżeli z rozliczenia wynika nadpłata, ZUS przygotuje na koncie płatnika w eZUS/PUE wniosek o zwrot nadpłaty — RZS-R. Przedsiębiorca powinien sprawdzić dane we wniosku, wskazać numer rachunku bankowego, podpisać dokument i odesłać go elektronicznie do ZUS.

Termin na złożenie wniosku o zwrot nadpłaty za 2025 rok upływa 1 czerwca 2026 roku. Jeżeli przedsiębiorca nie złoży wniosku, nadpłata zostanie rozliczona na koncie płatnika i zaliczona na poczet przyszłych zobowiązań.

Dopłata składki zdrowotnej

Dopłata składki zdrowotnej występuje wtedy, gdy składka należna za rok jest wyższa niż suma składek wykazanych i opłaconych w trakcie roku.

W takiej sytuacji przedsiębiorca powinien uregulować różnicę do 20 maja 2026 roku. Brak zapłaty w terminie może skutkować naliczeniem odsetek oraz koniecznością prowadzenia dalszych działań wyjaśniających lub egzekucyjnych przez ZUS.

Dlatego przed złożeniem rocznego rozliczenia warto dokładnie sprawdzić dane dotyczące przychodów, kosztów, dochodu, okresów podlegania ubezpieczeniu oraz składek opłaconych w trakcie roku.

Zawieszenie działalności a roczne rozliczenie składki zdrowotnej

Zawieszenie działalności gospodarczej wpływa na roczne rozliczenie składki zdrowotnej. W okresie zawieszenia przedsiębiorca co do zasady nie opłaca składki zdrowotnej z tytułu działalności, ponieważ nie podlega wtedy ubezpieczeniu zdrowotnemu z tego tytułu.

Jeżeli jednak działalność była prowadzona choć przez część roku, okres aktywności należy uwzględnić w rocznym rozliczeniu. W praktyce oznacza to, że składkę ustala się za te miesiące, w których przedsiębiorca podlegał ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Jeżeli działalność była zawieszona przez cały rok i przedsiębiorca nie podlegał ubezpieczeniu zdrowotnemu z tytułu działalności, obowiązek rocznego rozliczenia może nie wystąpić.

Zmiana formy opodatkowania

Zmiana formy opodatkowania nie zmienia zasadniczo terminu rocznego rozliczenia składki zdrowotnej. Termin złożenia dokumentów za 2025 rok pozostaje taki sam — 20 maja 2026 roku.

Zmiana formy opodatkowania może jednak wpłynąć na sposób ustalenia podstawy składki zdrowotnej oraz na sposób wykazania danych w dokumentach rozliczeniowych. Każda forma opodatkowania ma własne zasady obliczania składki, dlatego w przypadku zmiany sposobu opodatkowania należy szczególnie dokładnie przeanalizować dane za dany rok.

Sprzedaż środków trwałych i innych składników majątku

Przy rocznym rozliczeniu składki zdrowotnej za 2025 rok należy zwrócić uwagę na zasady dotyczące sprzedaży składników majątku, w tym środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Co do zasady przychodów i kosztów związanych ze sprzedażą takich składników majątku nie uwzględnia się przy ustalaniu podstawy składki zdrowotnej. Przedsiębiorcy rozliczający się według skali podatkowej albo podatkiem liniowym mogą jednak zdecydować, że chcą uwzględnić te przychody i koszty w rocznej podstawie wymiaru składki. W takim przypadku należy zaznaczyć odpowiednie pole w dokumentach ZUS DRA albo ZUS RCA.

To ważna zmiana, ponieważ sprzedaż środka trwałego może istotnie wpłynąć na wysokość dochodu, a tym samym na wynik rocznego rozliczenia składki zdrowotnej.

Różnice remanentowe a składka zdrowotna

Przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów powinni pamiętać o wpływie różnic remanentowych na dochód z działalności. Różnica pomiędzy remanentem początkowym i końcowym może zwiększać albo zmniejszać dochód, który jest podstawą do obliczenia składki zdrowotnej przy skali podatkowej i podatku liniowym.

Jeżeli wartość remanentu końcowego jest wyższa niż remanentu początkowego, dochód może wzrosnąć. Jeżeli remanent końcowy jest niższy niż początkowy, dochód może się obniżyć. W konsekwencji różnice remanentowe mogą mieć bezpośredni wpływ na wysokość rocznej składki zdrowotnej.

Dlatego przed sporządzeniem rocznego rozliczenia warto sprawdzić, czy remanent został prawidłowo ujęty w księgach i czy jego wpływ na dochód został właściwie uwzględniony.

Narzędzia wspomagające rozliczenie

Przygotowanie rocznego rozliczenia składki zdrowotnej może ułatwić korzystanie z narzędzi elektronicznych. Pomocny może być kalkulator składki zdrowotnej udostępniany przez ZUS, a także funkcje dostępne w programach księgowych.

Systemy księgowe często umożliwiają automatyczne przygotowanie danych do rocznego rozliczenia oraz wygenerowanie dokumentów ZUS DRA albo ZUS RCA. Mimo to przedsiębiorca powinien zweryfikować poprawność danych, zwłaszcza w sytuacjach takich jak zmiana formy opodatkowania, zawieszenie działalności, sprzedaż środka trwałego czy przekroczenie progu przychodów na ryczałcie.

eZUS/PUE — składanie dokumentów online

Dokumenty rozliczeniowe oraz wniosek o zwrot nadpłaty można obsługiwać elektronicznie przez konto płatnika w eZUS/PUE. Dzięki temu przedsiębiorca może złożyć dokumenty bez wizyty w placówce ZUS, sprawdzić przygotowany wniosek o zwrot nadpłaty oraz monitorować status sprawy.

Warto pamiętać, że samo wygenerowanie wniosku o zwrot nadpłaty przez ZUS nie oznacza jeszcze jego złożenia. Przedsiębiorca musi taki wniosek zweryfikować, podpisać i wysłać elektronicznie w terminie.

Podsumowanie

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok należy przygotować szczególnie starannie, ponieważ wpływa ono na ustalenie, czy przedsiębiorca ma nadpłatę, czy dopłatę składki. Kluczowy termin to 20 maja 2026 roku — do tego dnia trzeba złożyć dokumenty za kwiecień 2026 roku i uregulować ewentualną dopłatę.

Najważniejsze kwestie, o których należy pamiętać, to:

• rozliczenie dotyczy przedsiębiorców opodatkowanych skalą podatkową, podatkiem liniowym albo ryczałtem,

• przy skali podatkowej składka wynosi 9% dochodu,

• przy podatku liniowym składka wynosi 4,9% dochodu,

• przy ryczałcie składka zależy od rocznego przychodu i właściwego progu,

• minimalna składka 3 779,52 zł za 2025 rok dotyczy pełnych 12 miesięcy prowadzenia działalności na zasadach, przy których obowiązuje minimalna miesięczna składka 314,96 zł,

• w przypadku nadpłaty trzeba złożyć wniosek RZS-R do 1 czerwca 2026 roku,

• przy rozliczeniu za 2025 rok warto zwrócić uwagę na zasady dotyczące sprzedaży środków trwałych i innych składników majątku.

Prawidłowe przygotowanie rocznego rozliczenia pozwala uniknąć błędów, dopłat, odsetek oraz konieczności składania korekt dokumentów w ZUS.