Termin wystawienia faktury

Wystawienie faktury sprzedaży to jedna z kluczowych formalności, o której musi pamiętać każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą. Faktura jest nie tylko dokumentem potwierdzającym zawarcie transakcji, ale również podstawą do rozliczeń podatkowych, takich jak VAT. W Polsce przepisy ściśle regulują termin wystawienia faktury, dlatego warto wiedzieć, kiedy powinna ona zostać wystawiona, aby uniknąć problemów z urzędem skarbowym. W tym artykule wyjaśniamy, jakie są zasady i terminy dotyczące wystawiania faktur sprzedaży.

Zasada ogólna- termin wystawienia faktury

Zasady wystawiania faktur sprzedaży w Polsce są określone przez art. 106i ust. 1 ustawy o VAT. Według przepisów, przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę w określonym czasie od momentu dokonania sprzedaży towaru lub usługi. Główna zasada mówi, że faktura powinna zostać wystawiona najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym doszło do sprzedaży lub otrzymania zaliczki.

Przykłady:

• Jeśli sprzedaż towaru miała miejsce 5 października 2024 r., faktura powinna być wystawiona najpóźniej do 15 listopada 2024 r.
• W przypadku otrzymania zaliczki 20 października 2024 r. na poczet przyszłej dostawy, fakturę należy wystawić najpóźniej do 15 listopada 2024 r.

Wyjątki od zasady ogólnej

Ustawodawca przewidział pewne wyjątki od standardowego terminu wystawiania faktur, kiedy to obowiązek podatkowy pojawia się w specyficznych sytuacjach. Oto przypadki, w których fakturę należy wystawić w określonym czasie:

• do 30 dni od dnia wykonania usługi – dotyczy to usług budowlanych oraz budowlano-montażowych,
• do 60 dni od dnia wydania towarów – obowiązuje przy dostawie drukowanych książek (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00), z wyłączeniem map i ulotek, a także gazet, czasopism i magazynów (CN 4902), pod warunkiem że umowa przewiduje możliwość rozliczenia zwrotów. W takim przypadku faktura może być wystawiona nie później niż 120 dni od pierwszego dnia wydania towarów,
• do 90 dni od wykonania usługi – w przypadku świadczenia usług związanych z drukowaniem książek (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00) oraz gazet, czasopism i magazynów (CN 4902), z wyłączeniem map i ulotek oraz usług podlegających pod art. 28b ustawy o VAT, dotyczących importu usług,
• do 7 dni od dnia zwrotu opakowania ustalonego w umowie – w przypadku niezwrócenia przez kupującego opakowania zwrotnego, za które pobrano kaucję. Jeżeli w umowie nie określono daty zwrotu, fakturę należy wystawić najpóźniej do 60 dni od dnia wydania opakowania,
• w momencie upływu terminu płatności – dotyczy to dostaw energii (elektrycznej, cieplnej, chłodniczej) oraz gazu, a także usług takich jak telekomunikacyjne, najmu, dzierżawy, leasingu, ochrony osób i mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, oraz dystrybucji energii i gazu. Wyłączenie dotyczy usług, które są uznawane za import usług zgodnie z art. 28b ustawy.

Terminy wystawiania faktur przed realizacją sprzedaży

Przepisy VAT pozwalają także na wcześniejsze wystawienie faktury, choć w pewnych granicach. Zgodnie z art. 106i ust. 7 ustawy o VAT, faktura może zostać wystawiona nie wcześniej niż na 60 dni przed:

• dokonaniem dostawy towaru,
• wykonaniem usługi,
• otrzymaniem całkowitej lub częściowej płatności.

Jednakże, ten limit nie dotyczy faktur, które dotyczą określonego okresu rozliczeniowego i dokumentują:

• dostawy towarów i świadczenie usług, gdzie ustalono cykliczne terminy płatności lub rozliczeń (nie dotyczy np. leasingu kapitałowego i innych podobnych umów, które dla celów VAT są traktowane jako dostawa towaru),
• opłat za media,
• usługi wynajmu, dzierżawy, leasingu, ochrony osób, stałej obsługi prawnej oraz biurowej.

W sytuacji, gdy w momencie wystawienia faktury data dostawy towaru lub wykonania usługi (czyli data sprzedaży) nie jest jeszcze znana, można pominąć jej podanie na fakturze.

Przykład: Jeśli planowana dostawa towaru ma się odbyć 15 grudnia 2024 r., fakturę można wystawić już od 16 października 2024 r.

Faktura na zaliczkę – kiedy wystawić

Jeżeli przedsiębiorca otrzyma przedpłatę lub zaliczkę na poczet przyszłej dostawy towaru lub wykonania usługi, ma obowiązek wystawić fakturę zaliczkową do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał zaliczkę.

Przykład: Jeśli przedsiębiorca otrzymał zaliczkę 5 września 2024 r., to fakturę zaliczkową należy wystawić do 15 października 2024 r.

Faktura zaliczkowa powinna dokumentować tylko wartość otrzymanej przedpłaty, a faktura końcowa zostaje wystawiona po zakończeniu transakcji, uwzględniając już otrzymane zaliczki.

Brak obowiązku wystawiania faktury w niektórych przypadkach

Warto zauważyć, że w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, faktura nie zawsze jest konieczna. W takich sytuacjach przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę jedynie na żądanie klienta. Klient może zgłosić takie żądanie do 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż lub otrzymano zaliczkę.

Przykład: Klient kupuje produkt 10 sierpnia 2024 r. Jeśli do 30 listopada 2024 r. zgłosi chęć otrzymania faktury, przedsiębiorca jest zobowiązany ją wystawić.

Co grozi za spóźnione wystawienie faktury

Niedotrzymanie terminów wystawienia faktury może wiązać się z konsekwencjami finansowymi i prawnymi. Urząd skarbowy może nałożyć karę za nieterminowe wystawienie faktury, a przedsiębiorca naraża się na ryzyko kontroli podatkowej. Opóźnienia mogą również wpłynąć na rozliczenia VAT, co może prowadzić do konieczności zapłaty odsetek za zwłokę.

Podsumowanie

Terminowe wystawienie faktury sprzedaży jest kluczowym obowiązkiem każdego przedsiębiorcy, a jego przestrzeganie pozwala uniknąć problemów z urzędem skarbowym i związaną z tym odpowiedzialnością finansową. Warto pamiętać o podstawowej zasadzie – fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym doszło do sprzedaży lub otrzymania zaliczki. Przy sprzedaży na rzecz konsumentów należy również mieć na uwadze możliwość wystawienia faktury na ich żądanie.

Zastosowanie się do powyższych zasad pomoże utrzymać porządek w dokumentacji i zapewni bezpieczeństwo w kontaktach z urzędem skarbowym.

Zapraszamy na naszego facebooka i do kontaktu z nami