Urząd skarbowy nie zawsze musi zapowiedzieć kontrolę podatkową

Kontrola podatkowa to jedno z podstawowych narzędzi wykorzystywanych przez organy skarbowe do weryfikacji prawidłowości rozliczeń podatników. Powszechnie przyjmuje się, że rozpoczęcie takiej kontroli powinno być poprzedzone formalnym zawiadomieniem, dającym przedsiębiorcy czas na przygotowanie się. Jednak przepisy przewidują wyjątki od tej zasady. W pewnych okolicznościach urząd skarbowy ma prawo pojawić się bez uprzedzenia, a sama kontrola może rozpocząć się niemal natychmiast po okazaniu legitymacji służbowej.

W niniejszym artykule przybliżamy sytuacje, w których fiskus może wszcząć kontrolę bez wcześniejszego zawiadomienia, oraz omawiamy zasady formalne, które obowiązują w takich przypadkach. Warto być świadomym swoich praw i obowiązków, szczególnie gdy prowadzi się działalność gospodarczą i jest się narażonym na różnego rodzaju weryfikacje.

Kiedy kontrola może zostać wszczęta bez zapowiedzi

Prawo przewiduje szereg sytuacji, w których kontrola podatkowa może zostać wszczęta bez uprzedniego zawiadomienia. Przesłanki te zostały ujęte w art. 282c § 1 Ordynacji podatkowej i dzielą się na dwie grupy: przedmiotowe i podmiotowe.

Przesłanki przedmiotowe obejmują przypadki, gdy:

• kontrola dotyczy zasadności zwrotu VAT
• jest prowadzona na wniosek organów ścigania w związku z podejrzeniem przestępstwa
• dotyczy nieujawnionych przychodów lub działalności niezarejestrowanej
• wynika z informacji uzyskanych na podstawie przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy
• prowadzona jest "na legitymację", czyli w trybie pilnym
• ma charakter doraźny i obejmuje sprawy związane z kasami fiskalnymi lub zawieszeniem działalności
• dotyczy podatku od wydobycia kopalin lub zwrotów podatków określonych w przepisach o podatku dochodowym

Przesłanki podmiotowe odnoszą się do sytuacji, w których:

• kontrolowany został wcześniej skazany za przestępstwo gospodarcze lub skarbowe
• jest objęty postępowaniem egzekucyjnym w administracji
• nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby, albo ich adresy są niedostępne

Jak wygląda wszczęcie kontroli

W przypadku kontroli zapowiedzianej, organ podatkowy przystępuje do czynności po doręczeniu upoważnienia oraz okazaniu legitymacji służbowej. W przypadku osób prawnych lub jednostek organizacyjnych czynności te przeprowadza się wobec reprezentanta – członka zarządu, wspólnika lub pełnomocnika.

Gdy osoba uprawniona do odbioru dokumentów nie jest obecna, organ podatkowy wzywa ją do stawienia się w urzędzie w określonym terminie. Brak reakcji skutkuje uznaniem kontroli za wszczętą po upływie 7 dni od doręczenia wezwania.

Jeśli nieobecność osoby uprawnionej uniemożliwia dostęp do dokumentów, kontrola zostaje zawieszona do czasu umożliwienia jej przeprowadzenia. Może się to zdarzyć np. gdy tylko właściciel firmy ma dostęp do dokumentacji, a nie ma go na miejscu. Sama obecność pełnomocnika nie wystarczy, jeżeli nie posiada on uprawnień lub dostępu do potrzebnych danych.

Kontrola "na legitymację" bez upoważnienia i zawiadomienia

W sytuacjach nagłych, przewidzianych w art. 284a § 1 Ordynacji podatkowej, urząd skarbowy może wszcząć kontrolę bez doręczania upoważnienia i zawiadomienia. Wystarczy okazanie legitymacji służbowej – kontrola może się rozpocząć natychmiast. Dzieje się tak, gdy istnieje ryzyko popełnienia przestępstwa skarbowego, wykroczenia albo utraty dowodów.

W takim przypadku kontrola może być rozpoczęta w obecności pracownika firmy lub przy świadku. Pracownik musi być osobą zatrudnioną na podstawie stosunku pracy i zdolną do dokonywania czynności prawnych w imieniu firmy – zgodnie z art. 97 Kodeksu cywilnego.

Mimo iż kontrola jest rozpoczęta bez formalnego upoważnienia, dokument taki musi zostać doręczony podatnikowi w ciągu 3 dni roboczych. Niezachowanie tego obowiązku skutkuje nieważnością zgromadzonych dowodów. Oznacza to, że wszelkie ustalenia dokonane w tym czasie nie mogą zostać wykorzystane w późniejszym postępowaniu podatkowym.

Ograniczenia praw podatnika w przypadku pilnej kontroli

Kontrola wszczęta w trybie pilnym wiąże się z ograniczeniem niektórych uprawnień przedsiębiorcy. Przykładowo, w czasie jej trwania nie obowiązuje zasada, że wobec jednego przedsiębiorcy można prowadzić tylko jedną kontrolę w danym czasie. Nie obowiązuje także roczny limit czasu trwania kontroli, który zależy od wielkości firmy i wynosi odpowiednio od 6 do 48 dni roboczych.

Takie ograniczenia powodują, że kontrola "na legitymację" staje się dla przedsiębiorcy bardziej wymagająca. Organy podatkowe mogą prowadzić w tym trybie bardziej intensywne i mniej przewidywalne działania, co powinno skłaniać do jeszcze większej dbałości o zgodność prowadzonej dokumentacji i bieżące rozliczenia.

Podsumowanie

Choć co do zasady kontrola podatkowa powinna być zapowiedziana z odpowiednim wyprzedzeniem, przepisy przewidują szereg sytuacji, w których organy skarbowe mogą działać natychmiastowo, bez uprzedzenia. Warto znać przesłanki, które uprawniają urząd skarbowy do wszczęcia kontroli "na legitymację", oraz być przygotowanym na tego rodzaju działania.

Dla przedsiębiorców kluczowe znaczenie ma właściwa organizacja dokumentacji i zachowanie zgodności z przepisami prawa podatkowego. Choć niezapowiedziana kontrola może wydawać się zaskoczeniem, odpowiednie przygotowanie i świadomość przysługujących praw znacząco zmniejszają ryzyko nieprzyjemnych konsekwencji.

Źródła

• Gazeta Podatkowa nr 62 (2250) z dnia 04.08.2025, strona 14, dział: Przewodnik Gazety Podatkowej;
• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.);
• Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz.

Zapraszamy na naszego facebooka i do kontaktu z nami