VAT-26 – Jak i kiedy zgłosić pojazd wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej

Czym jest formularz VAT-26

Formularz VAT-26 to informacja, którą przedsiębiorcy składają do urzędu skarbowego, aby zadeklarować, że dany pojazd osobowy jest wykorzystywany wyłącznie do celów firmowych. Złożenie tego druku umożliwia odliczenie pełnej kwoty VAT od wydatków związanych z takim pojazdem.

Kiedy należy złożyć VAT-26

Przedsiębiorcy, którzy chcą odliczyć 100% VAT, muszą przekazać formularz do urzędu skarbowego:

• najpóźniej do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniesiono pierwszy wydatek związany z pojazdem,
• nie później niż w dniu przesłania pliku JPK_V7,
• w przypadku zmiany sposobu wykorzystania pojazdu do końca miesiąca, w którym taka zmiana nastąpiła.

Przykładowo, jeśli pierwszy wydatek związany z pojazdem został poniesiony w maju, VAT-26 należy złożyć najpóźniej do 25 czerwca.

Kto musi złożyć VAT-26

Formularz ten składają przedsiębiorcy, którzy chcą w pełni odliczać VAT od pojazdu osobowego, używanego wyłącznie w działalności gospodarczej. Dotyczy to m.in. samochodów w leasingu, użyczonych czy też ujętych w środkach trwałych, jeśli nie spełniają ustawowych warunków dla pojazdów ciężarowych.

Jakie warunki trzeba spełnić, by odliczyć 100% VAT

Aby uzyskać prawo do pełnego odliczenia podatku VAT, należy:

• zgłosić pojazd poprzez VAT-26,
• prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówkę),
• opracować i wdrożyć wewnętrzny regulamin korzystania z pojazdu, który wykluczy jego użycie do celów prywatnych.

Jak złożyć VAT-26

Formularz VAT-26 można dostarczyć:

• osobiście w urzędzie,
• listownie,
• elektronicznie przez Portal Podatkowy Ministerstwa Finansów.

W przypadku wersji elektronicznej można skorzystać z podpisu kwalifikowanego lub danych autoryzujących (imię, nazwisko, PESEL/NIP, data urodzenia i kwota przychodu z PIT za poprzedni rok). Formularz nie może być jednak podpisany za pomocą Profilu Zaufanego (ePUAP).

Jakie pojazdy są objęte obowiązkiem zgłoszenia

VAT-26 dotyczy pojazdów osobowych o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony, które nie są konstrukcyjnie przystosowane wyłącznie do celów firmowych. Zgłoszenia nie trzeba składać, jeśli pojazd spełnia szczególne wymogi techniczne, takie jak:

• posiada jedynie jeden rząd siedzeń oddzielony trwałą przegrodą,
• klasyfikowany jest jako van, pojazd wielozadaniowy lub specjalny (np. koparka, ładowarka, żuraw).

Konsekwencje niezłożenia VAT-26 w terminie

W przypadku spóźnienia z VAT-26, przedsiębiorca nie ma prawa do pełnego odliczenia VAT od wydatków poniesionych przed pierwszym dniem miesiąca, w którym formularz został złożony. Do tego czasu może odliczyć jedynie 50% VAT.

Nieterminowe złożenie lub błędne dane w formularzu mogą skutkować grzywną do 720 stawek dziennych. Można jednak uniknąć sankcji, składając czynny żal i poprawnie wypełniony formularz przed wszczęciem kontroli.

Przykład:

Pani Sandra nie złożyła VAT-26 w terminie. Po zgłoszeniu formularza w lipcu, może odliczać 100% VAT dopiero od wydatków poniesionych od 1 lipca. Wszystkie wcześniejsze koszty kwalifikują się tylko do 50% odliczenia.

Podsumowanie

Złożenie VAT-26 to kluczowy krok dla przedsiębiorców chcących skorzystać z pełnego odliczenia VAT od pojazdu osobowego używanego wyłącznie w firmie. Oprócz samego zgłoszenia ważne jest także prowadzenie odpowiedniej dokumentacji oraz przestrzeganie ustalonych zasad użytkowania pojazdu. Terminowe działania pozwalają uniknąć problemów z fiskusem i zapewniają pełne korzyści podatkowe.

Źródła

• Gazeta Podatkowa nr 44 (2232) z dnia 02.06.2025, artykuł: Zgłoszenie samochodu na druku VAT-26, autorka: Dorota Wyderska.

Zapraszamy na naszego facebooka i do kontaktu z nami