Wigilia w firmie czy może być kosztem uzyskania przychodu

Okres świąteczny to wyjątkowy czas, który kojarzy się z atmosferą ciepła, spotkaniami w gronie rodziny i bliskich. W wielu firmach tradycją stało się organizowanie spotkań wigilijnych dla pracowników, które pełnią nie tylko funkcję integracyjną, ale również motywacyjną. Jednak z perspektywy przedsiębiorcy, warto zastanowić się, czy wydatki na taką inicjatywę można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Wigilia firmowa jako koszt uzyskania przychodu

Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym, kosztem uzyskania przychodu są wydatki poniesione w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, o ile nie zostały wykluczone z tej kategorii przez przepisy (art. 23 ust. 1 ustawy o PIT). Czy spotkania wigilijne mieszczą się w tej definicji?

Wydatki na organizację wigilii firmowej mogą być uznane za koszt podatkowy, jeśli mają charakter motywacyjny lub integracyjny, a jednocześnie służą poprawie relacji w zespole, co w efekcie wpływa na wydajność pracy. Tego typu spotkania mogą również zwiększyć identyfikację pracowników z firmą i poprawić atmosferę w miejscu pracy, co przekłada się na korzyści biznesowe.

Kluczowe wymagania

• Wigilia musi mieć jasno określony cel, np. integracja zespołu czy omówienie wyników firmy;
• Należy właściwie udokumentować wydatek, np. poprzez fakturę oraz plan lub raport ze spotkania;
• Obowiązek wykazania związku wydatków z prowadzoną działalnością spoczywa na przedsiębiorcy.

Przykład

Firma zorganizowała wigilię dla pracowników, której koszt wyniósł 7000 zł. Jeśli przedsiębiorca jest w stanie udowodnić, że wydatki te wpłynęły na integrację zespołu i zwiększenie efektywności pracowników, koszt może być zaliczony do kategorii "Pozostałe wydatki" w KPiR.

Wigilia firmowa dla kontrahentów – ograniczenia

Spotkania wigilijne z kontrahentami nie są zaliczane do kosztów uzyskania przychodu. Wynika to z przepisów wyłączających wydatki reprezentacyjne, takie jak usługi gastronomiczne, zakup żywności czy napojów (w tym alkoholowych), z kosztów podatkowych.

Jednak istnieją wyjątki. Jeżeli podczas spotkania omawiane są kwestie biznesowe, a wydatki są ściśle związane z prowadzoną działalnością, można je zaliczyć do kosztów, pod warunkiem, że nie są one nadmiernie wystawne. Takie podejście jednak nie obejmuje typowych wigilii dla kontrahentów, które mają charakter reprezentacyjny.

VAT a wydatki na wigilię firmową

.Zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług (VAT), możliwość odliczenia podatku naliczonego zależy od charakteru poniesionych wydatków. Artykuł 88 ust. 1 pkt 4 tej ustawy określa, że podatnik nie ma prawa do odliczenia VAT od faktur dokumentujących zakup usług gastronomicznych i noclegowych, z kilkoma wyjątkami, które obejmują:

• zakup gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez firmy zajmujące się przewozem osób,
• nabycie usług noclegowych przeznaczonych do dalszej odsprzedaży.

W praktyce oznacza to, że jeżeli firma nabywa typowe usługi gastronomiczne związane z organizacją wigilii, nie może odliczyć VAT z wystawionej faktury.

Kompleksowe usługi a prawo do odliczenia VAT

Sytuacja zmienia się, gdy przedsiębiorca korzysta z usług kompleksowych, w których organizacja wydarzenia, np. spotkania wigilijnego, jest traktowana jako główny element świadczenia. Wówczas usługi gastronomiczne, które stanowią jedynie część usługi głównej, nie są osobno ujmowane na fakturze, co może pozwolić na odliczenie VAT.

Warto również zaznaczyć, że odliczenie VAT jest możliwe w przypadku zakupu usług cateringowych. Takie podejście zostało potwierdzone w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 19 maja 2016 r. (sygn. IBPP2/4512-195/16/EK).

Co warto zapamiętać

Podatnicy planujący odliczenie VAT od wydatków na firmowe spotkanie świąteczne powinni zwrócić uwagę na sposób fakturowania usług. Kompleksowe usługi organizacji wigilii, które obejmują np. wynajem sali czy elementy integracyjne, mogą umożliwić odliczenie podatku. Jednak klasyczne usługi gastronomiczne, jeśli są ujmowane na fakturze jako odrębna pozycja, nie dają prawa do takiego odliczenia.

Dokładna analiza dokumentacji i zgodność z przepisami prawa podatkowego jest kluczowa, by właściwie rozliczyć wydatki związane z wigilią firmową.

Podsumowanie

Wigilia firmowa może być kosztem podatkowym, jeśli jej celem jest integracja pracowników lub poprawa relacji w zespole, co ma przełożenie na efektywność pracy i generowanie przychodów. Dokumentacja i jasne określenie celu są kluczowe, aby wydatek został uznany przez organy skarbowe. Z kolei spotkania z kontrahentami o charakterze reprezentacyjnym nie mogą być rozliczane jako koszt uzyskania przychodu.

Przedsiębiorca organizujący wigilię firmową powinien dokładnie przeanalizować związane z nią wydatki i ich cel, aby uniknąć problemów podatkowych i skutecznie zaliczyć koszty do prowadzonej działalności.

Okładka zaprojektowana przez Freepik

Zapraszamy na naszego facebooka i do kontaktu z nami