Zakup owoców dla pracowników a odliczenie VAT

Coraz więcej pracodawców decyduje się na zapewnienie swoim pracownikom owoców w miejscu pracy. Działanie to ma na celu poprawę samopoczucia, integrację zespołu oraz budowanie pozytywnej atmosfery. Jednak pojawia się pytanie, czy zakup owoców dla pracowników daje prawo do odliczenia podatku VAT. Kwestia ta była przedmiotem licznych interpretacji podatkowych oraz analiz w kontekście przepisów ustawy o podatku od towarów i usług.

Prawo do odliczenia VAT

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.) podatnik ma prawo do odliczenia podatku naliczonego od nabywanych towarów i usług w zakresie, w jakim zakupy te są związane z wykonywaniem czynności opodatkowanych. Warunkiem skorzystania z tego prawa jest brak przesłanek określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Aby móc odliczyć VAT, musi więc istnieć związek pomiędzy zakupem a prowadzoną działalnością opodatkowaną. Związek ten może być bezpośredni lub pośredni. Związek bezpośredni występuje wówczas, gdy zakupione towary lub usługi są przeznaczone np. do dalszej odsprzedaży lub wykorzystania w procesie świadczenia usług. Natomiast związek pośredni odnosi się do wydatków, które wspierają ogólne funkcjonowanie przedsiębiorstwa, wpływając na działalność gospodarczą w sposób pośredni.

Owoce dla pracowników jako wydatek niezwiązany z działalnością

Z opisu sytuacji wynika, że przedsiębiorca kupuje owoce dla pracowników dobrowolnie, nie na podstawie obowiązku wynikającego z przepisów prawa. W takim przypadku zakup owoców należy uznać za działanie mające na celu zaspokojenie prywatnych potrzeb pracowników. W konsekwencji przedsiębiorcy nie przysługuje prawo do odliczenia VAT z tytułu ich nabycia.

Ustawa o VAT nie definiuje pojęcia „potrzeb osobistych”. Według definicji zawartej w Słowniku języka polskiego PWN, są to potrzeby o charakterze prywatnym, niezwiązane z pełnioną funkcją zawodową ani z działalnością gospodarczą.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 23 stycznia 2025 r. nr 0114-KDIP4-2.4012.743.2024.2.MŻA wskazał, że potrzeby osobiste to te, których zaspokajanie wynika wyłącznie z dobrej woli pracodawcy, a nie z obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy czy przepisów BHP. Natomiast potrzeby pracownicze, w przeciwieństwie do osobistych, są tymi, których zaspokojenie jest obowiązkiem pracodawcy.

Podobne stanowisko zajął Dyrektor KIS w interpretacji z dnia 12 października 2023 r. nr 0114-KDIP1-1.4012.494.2023.2.KOM. Wskazał on, że udostępnienie pracownikom owoców i warzyw w miejscu pracy służy zaspokojeniu prywatnych potrzeb zatrudnionych i współpracowników, co pozostaje bez związku z działalnością gospodarczą podatnika. W efekcie podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia VAT od tych zakupów.

Organ podkreślił również, że argument o zwiększaniu efektywności pracy i poprawie relacji w zespole nie stanowi wystarczającej przesłanki do uznania wydatku za związanego z działalnością opodatkowaną.

Wyjątki dopuszczające odliczenie VAT

Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 12 lutego 2024 r. nr 0113-KDIPT1-2.4012.771.2023.2.PRP zauważył, że w pewnych przypadkach odliczenie podatku VAT może być dopuszczalne. Dotyczy to sytuacji, gdy artykuły spożywcze, w tym owoce, są nabywane w związku z organizacją spotkań służbowych, szkoleń wewnętrznych, narad projektowych lub spotkań z kontrahentami, w których uczestniczą pracownicy. Wówczas można uznać, że zakupy te służą działalności opodatkowanej, a więc spełniają warunki określone w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT.

Podsumowanie

Zakup owoców dla pracowników, dokonywany wyłącznie z inicjatywy pracodawcy, nie daje prawa do odliczenia podatku VAT, ponieważ wydatki te służą zaspokojeniu osobistych potrzeb zatrudnionych. Wyjątkiem są sytuacje, gdy artykuły spożywcze są wykorzystywane podczas spotkań związanych z działalnością gospodarczą, szkoleniami lub naradami, gdzie można wykazać ich związek z czynnościami opodatkowanymi.

Zatem przedsiębiorca powinien każdorazowo ocenić cel zakupu i jego faktyczny związek z działalnością, aby prawidłowo określić prawo do odliczenia podatku VAT.

Źródła

• Gazeta Podatkowa nr 84 (2272) z dnia 20.10.2025, s. 11
• Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.) – art. 86 i art. 88
• Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 23.01.2025 r., nr 0114-KDIP4-2.4012.743.2024.2.MŻA
• Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 12.10.2023 r., nr 0114-KDIP1-1.4012.494.2023.2.KOM
• Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 12.02.2024 r., nr 0113-KDIPT1-2.4012.771.2023.2.PRP

Okładka zaprojektowana freepik