Zakwaterowanie pracowników a koszty podatkowe najnowsze stanowisko Dyrektora KIS

Rozliczanie wydatków związanych z zakwaterowaniem pracowników w kosztach podatkowych od lat budzi wątpliwości przedsiębiorców. Szczególnie problematyczne są sytuacje, w których firma zapewnia noclegi większej liczbie osób, niż faktycznie korzysta z miejsc noclegowych, oraz gdy brak jest dokładnej dokumentacji potwierdzającej faktyczne wykorzystanie kwater. Sprawa ta była przedmiotem indywidualnej interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 17 kwietnia 2025 r. (sygn. 0111-KDIB2-1.4010.20.2025.1.AJ).

Poniżej przedstawiono szczegóły sprawy, stanowisko organu podatkowego oraz komentarz, który może być cenną wskazówką dla innych przedsiębiorców.

Stan faktyczny

Spółka z o.o. realizowała usługi poprzez zatrudnionych pracowników, delegując ich do siedzib kontrahentów na podstawie zawartych umów ramowych.

• Liczba pracowników oraz czas świadczenia usług były uzależnione od bieżących zamówień klientów.
• Spółka zatrudniała pracowników spoza Polski i zapewniała im zakwaterowanie w pobliżu miejsc pracy, wynajmując kwatery zbiorowe.
• Ze względu na rotację i niepewność co do liczby potrzebnych pracowników, firma wynajmowała więcej miejsc noclegowych, niż było faktycznie używanych.
• Czynsz za zakwaterowanie ustalany był jako stała kwota, niezależna od liczby korzystających.
• Co istotne, spółka przyznała, że nie prowadziła ewidencji faktycznego wykorzystania noclegów przez pracowników – nie odnotowywano ani tego, kto korzystał z kwatery, ani długości pobytu.

W związku z tym podatnik zapytał, czy wydatki na takie zakwaterowanie można rozliczyć w kosztach podatkowych.

Stanowisko Dyrektora KIS

Dyrektor KIS przypomniał, że zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, podatnik ma obowiązek wykazać związek pomiędzy poniesionym wydatkiem a uzyskaniem przychodu, a także odpowiednio go udokumentować.

Podkreślono, że:

• Uznanie wydatku za koszt podatkowy możliwe jest tylko wtedy, gdy jest on celowy, racjonalny i rzetelnie udokumentowany.
• Korzyść w postaci obniżenia podstawy opodatkowania i zobowiązania podatkowego jest możliwa wyłącznie w przypadku prawidłowo wykazanych i udokumentowanych kosztów.
• W analizowanej sprawie spółka nie prowadziła ewidencji wykorzystania miejsc noclegowych, co uniemożliwiało wykazanie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy wydatkiem a osiągnięciem przychodu.

W efekcie organ stwierdził, że wydatki na zakwaterowanie pracowników – ponoszone w sposób opisany przez spółkę – nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Wnioski z interpretacji

Z interpretacji wynika jasno, że:

• Sam fakt poniesienia wydatku nie wystarczy, by zaliczyć go do kosztów uzyskania przychodów.
• Konieczne jest wykazanie związku pomiędzy kosztem a działalnością gospodarczą oraz wpływu na przychód.
• Kluczowe znaczenie ma rzetelne dokumentowanie – brak ewidencji faktycznego wykorzystania kwater przez pracowników przesądził o negatywnym stanowisku organu.

Podsumowanie

Sprawa ta pokazuje, jak ważne w praktyce jest prowadzenie szczegółowej dokumentacji wydatków ponoszonych przez przedsiębiorstwo. Nawet jeżeli poniesione koszty mają uzasadnienie gospodarcze, brak ich należytego udokumentowania może pozbawić podatnika prawa do ich ujęcia w kosztach podatkowych.

Źródła

Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 17.04.2025 r., sygn. 0111-KDIB2-1.4010.20.2025.1.AJ

art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT)

Gazeta Podatkowa nr 72 (2260) z dnia 08.09.2025 r.