Zaliczka podczas zawieszenia działalności a obowiązek VAT

Otrzymanie zaliczki w trakcie zawieszenia działalności gospodarczej może budzić wątpliwości dotyczące obowiązku jej opodatkowania. Przykładem tego jest pytanie podatnika do krajowej informacji skarbowej, który w okresie zawieszenia firmy otrzymuje zaliczkę na poczet przyszłych zobowiązań.

Obowiązek podatkowy

Usługi krótkotrwałego zakwaterowania nie są tożsame z usługami najmu, co oznacza, że obowiązek podatkowy w VAT w ich przypadku powstaje na zasadach ogólnych.

Jeden z naszych Czytelników prowadzi wynajem domków letniskowych w sezonie letnim, natomiast w okresie zimowym działalność ta jest zawieszona. W tym czasie na jego konto wpływają zaliczki na przyszłe rezerwacje. Czytelnik zastanawiał się, czy powinien ewidencjonować te wpłaty w kasie fiskalnej oraz ujmować je w deklaracji VAT.

Zasadniczo obowiązek podatkowy w VAT powstaje w momencie dostawy towarów lub wykonania usługi. Zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 lit. b) ustawy o VAT, w przypadku usług najmu, dzierżawy, leasingu oraz usług o podobnym charakterze, obowiązek podatkowy pojawia się w chwili wystawienia faktury. Jeżeli faktura nie zostanie wystawiona w terminie, obowiązek podatkowy powstaje w dniu upływu terminu jej wystawienia lub terminu płatności.

Natomiast zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, jeśli przed wykonaniem usługi podatnik otrzyma całość lub część zapłaty (zaliczkę, przedpłatę, zadatek), to obowiązek podatkowy powstaje już w momencie otrzymania tej kwoty. Wyjątek stanowią usługi, dla których moment powstania obowiązku podatkowego regulowany jest przez art. 19a ust. 5 pkt 4.

Klasyfikacja usługi

Podatnik wskazał, że świadczy usługi wynajmu domków letniskowych na krótki okres. Tego rodzaju usługi klasyfikowane są w PKWiU 55.20 jako "Usługi obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania". Definicja ta obejmuje krótkoterminowe wynajmowanie domków letniskowych z pełnym wyposażeniem niezbędnym do tymczasowego pobytu.

W interpretacji indywidualnej z 18 sierpnia 2021 r. (nr 0114-KDIP1-1.4012.234.2021.3.JO) Dyrektor KIS podkreślił, że krótkotrwałe zakwaterowanie nie jest równoznaczne z najmem, który podlega regulacjom Kodeksu cywilnego. Najem odnosi się do długoterminowego używania nieruchomości, podczas gdy zakwaterowanie jest usługą tymczasową.

Dodatkowo, zgodnie z ustawą o usługach hotelarskich, krótkoterminowe wynajmowanie domów czy pokoi mieści się w definicji usług hotelarskich, co potwierdza, że nie można ich utożsamiać z najmem, dzierżawą czy leasingiem. W konsekwencji, obowiązek podatkowy w VAT dla tego rodzaju usług powstaje na zasadach ogólnych, a więc w chwili wykonania usługi lub w momencie otrzymania zaliczki.

Rejestrowanie wpłat w kasie fiskalnej

Każda wpłata dokonana przez osobę fizyczną na rzecz usług krótkotrwałego zakwaterowania powinna być rejestrowana w kasie fiskalnej.

Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2021 r. poz. 1625 ze zm.), obowiązek wystawienia paragonu fiskalnego przyjmuje różne formy:

• w przypadku płatności gotówkowych – z chwilą jej otrzymania,
• w przypadku przelewu na konto – niezwłocznie po zaksięgowaniu środków, najpóźniej do końca miesiąca, w którym nastąpił wpływ środków.

W sytuacji gdy podatnik, mimo zawieszenia działalności, otrzymuje zaliczki, powinien je ewidencjonować w kasie fiskalnej. Możliwe jest jednak skorzystanie ze zwolnienia z tego obowiązku na podstawie § 2 ust. 1 w związku z poz. 42 załącznika do rozporządzenia w sprawie zwolnień z kas rejestrujących (Dz. U. z 2024 r. poz. 1902). Warunkiem zwolnienia jest:

1. Otrzymanie zapłaty wyłącznie przelewem na konto bankowe podatnika lub SKOK.
2. Możliwość jednoznacznej identyfikacji usługi, której wpłata dotyczy.
3. Brak objęcia danej usługi obowiązkiem ewidencjonowania na kasie fiskalnej zgodnie z § 4 rozporządzenia.

Obowiązek składania deklaracji VAT

Podatnicy, którzy zawiesili działalność, co do zasady nie muszą składać deklaracji VAT. Wyjątek stanowi art. 99 ust. 7b ustawy o VAT, zgodnie z którym obowiązek ten pozostaje w mocy, jeśli podatnik ma do rozliczenia podatek z tytułu wykonanych czynności opodatkowanych.

W przypadku otrzymania zaliczki na poczet przyszłych usług podatnik jest zobowiązany do złożenia deklaracji VAT oraz rozliczenia należnego podatku.

Przykład Podatnik prowadzi wynajem domków letniskowych. Zawiesił działalność na okres od października 2024 r. do kwietnia 2025 r., więc nie składa deklaracji VAT. W lutym 2025 r. otrzymał zaliczkę na przyszły wynajem. Powstaje wówczas obowiązek rozliczenia VAT w miesiącu otrzymania zaliczki, mimo że działalność pozostaje zawieszona. Oznacza to konieczność złożenia deklaracji VAT za luty 2025 r.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.).

Okładka zaprojektowana przez Freepik

Zapraszamy na naszego facebooka i do kontaktu z nami