Do 31 stycznia 2026 r. stosuj ZAW-FA(2): uprawnienia do KSeF, ważne zmiany (ePUAP odpada)

Do końca stycznia 2026 r. obowiązuje ZAW-FA(2) do nadawania/odbierania uprawnień w KSeF. Sprawdź, kogo dotyczy, jak złożyć bez ePUAP i co zmienia się od 1 lutego 2026.

Jeżeli Twoja firma porządkuje dostęp do KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur), kluczowe są dwie informacje: do 31 stycznia 2026 r. używamy formularza ZAW-FA w wersji 2, a od 1 stycznia 2026 r. złożenie ZAW-FA przez ePUAP nie jest skuteczne.

Czym jest ZAW-FA(2) i kiedy się go używa?

ZAW-FA to zawiadomienie dotyczące nadania uprawnień KSeF albo odebrania uprawnień KSeF do korzystania z systemu. Nie jest to „deklaracja przejścia na e-faktury", tylko dokument do zarządzania dostępami (kto w imieniu firmy może działać w KSeF). W praktyce spotkasz też zapisy: ZAW-FA 2, ZAW-FA3 czy (mylnie) aw-fa(2). Ministerstwo Finansów wskazuje, że formularz bywa niezbędny m.in. wtedy, gdy podmiot nie może uwierzytelnić się w systemie elektronicznie (np. spółki bez pieczęci kwalifikowanej).

Do kiedy obowiązuje ZAW-FA(2)? Co zmienia się od 1 lutego 2026?

• ZAW-FA(2) obowiązuje do końca stycznia 2026 r.
• ZAW-FA(3) zacznie obowiązywać od 1 lutego 2026 r.

W praktyce: jeśli składasz zawiadomienie w styczniu 2026 r., używaj wersji (2); od lutego — wersji (3) (często zapisywanej jako zaw-fa(3)).

Uwaga 2026: dlaczego nie wolno wysyłać ZAW-FA przez ePUAP?

Od 1 stycznia 2026 r. pisma (podania) złożone przez ePUAP przez osoby fizyczne oraz podmioty niepubliczne do organów podatkowych/KAS nie są uznawane za skutecznie doręczone (z wyjątkami wskazanymi w przepisach szczególnych). Wprost wskazano też, że ZAW-FA złożone przez ePUAP do urzędu skarbowego nie będzie skutecznie doręczone. W skrócie: ePUAP 2026 nie gwarantuje skutecznego doręczenia ZAW-FA. Chcesz żebyśmy sprawdzili Twoją ścieżkę złożenia?

Jak złożyć ZAW-FA(2) prawidłowo w 2026 r.?

MF podaje, że nadal możesz złożyć ZAW-FA elektronicznie:

• przez e-Urząd Skarbowy (konto w systemie organu), albo
• poprzez e-Doręczenia (adres do doręczeń elektronicznych organu).

Dodatkowo wciąż możliwe jest złożenie papierowo (poczta/osobiście).

Kogo dotyczy ZAW-FA?

Jeżeli podatnik nie jest osobą fizyczną i ma kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP, może korzystać z KSeF na podstawie uprawnień właścicielskich bez zgłaszania ich w urzędzie. W pozostałych przypadkach, aby korzystać z KSeF, podatnik zwykle musi wskazać osobę fizyczną uprawnioną właśnie przez ZAW-FA.

Checklista: ZAW-FA(2) bez stresu

1. Ustal, czy sprawa dotyczy nadania/odebrania uprawnień w KSeF (to jest sens ZAW-FA — w tym nadanie uprawnień KSeF i odebranie uprawnień KSeF).
2. Sprawdź, czy do 31.01.2026 stosujesz wersję ZAW-FA(2) (czasem zapisywaną jako zaw-fa 2).
3. Wybierz kanał złożenia: e-Urząd Skarbowy / e-Doręczenia / papier (nie ePUAP).
4. Zachowaj potwierdzenie (UPO / dowód nadania).

FAQ

• Czy każda firma musi złożyć ZAW-FA(2) do 31 stycznia 2026?

Nie. Do 31.01.2026 obowiązuje wzór (2) — używasz go, jeśli składasz zawiadomienie o uprawnieniach KSeF w tym okresie.

• Czy mogę wysłać ZAW-FA przez ePUAP w 2026 r.?

Nie — MF wskazuje brak skuteczności takiego złożenia w przypadku ZAW-FA od 1.01.2026.

• Jakie są bezpieczne kanały w 2026 r.?

e-Urząd Skarbowy, e-Doręczenia albo papierowo.

Zobacz też: Limit 10 000 zł poza KSeF – jak go prawidłowo liczyć?

autor: Monika Gawkowska Biuro Rachunkowe Kurdynowski Gdańsk