Zmiany dla przedsiębiorców od 1 lipca 2025 r. Co dalej z kasami fiskalnymi

Prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce od lat wiąże się z koniecznością śledzenia wielu zmian zarówno podatkowych, jak i formalno-prawnych. Choć elektronizacja procesów gospodarczych przyniosła przedsiębiorcom pewne ułatwienia, to nadal nie brakuje wyzwań, szczególnie w obszarze ewidencji sprzedaży. Od 1 lipca 2025 r. w życie weszły nowe przepisy dotyczące kas fiskalnych, które obejmą kolejne grupy podatników i wprowadzają modyfikacje w zasadach obsługi kas, e-paragonach oraz obowiązkach sprawozdawczych. Sprawdźmy, co się zmieniło i kogo nowe regulacje obejmą.

Podstawy prawne dotyczące kas fiskalnych

Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775), przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych zobowiązani są do prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Sprzedaż musi być potwierdzona dokumentami paragonem lub fakturą które zawierają m.in. przedmiot opodatkowania, wysokość podatku należnego oraz numer identyfikacyjny podatnika.

Jednym z kluczowych aktów wykonawczych jest rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. (Dz.U. z 2024 r. poz. 1902), określające wyjątki z obowiązku stosowania kas fiskalnych.

Kary za brak kasy fiskalnej

Brak prowadzenia ewidencji przy pomocy kasy fiskalnej skutkuje nałożeniem dodatkowego zobowiązania podatkowego przez naczelnika urzędu skarbowego w wysokości 30% podatku naliczonego przy zakupie towarów i usług. Wyjątkiem są osoby fizyczne ukarane za ten sam czyn na podstawie przepisów Kodeksu Karnego Skarbowego wówczas dodatkowe zobowiązanie nie jest ustalane.

Zgodnie z art. 60 Kodeksu Karnego Skarbowego (Dz.U. 2025, poz. 633), za nieprowadzenie księgi lub niewłaściwe jej przechowywanie grozi kara grzywny do 240 stawek dziennych.

Obowiązki związane z obsługą kas rejestrujących

Podatnicy zobowiązani są do:

• wystawienia i wydania nabywcy paragonu fiskalnego (papierowego lub elektronicznego),
• niezwłocznego zgłaszania awarii kasy do serwisu,
• udostępniania kasy do kontroli,
• przeprowadzania obowiązkowych przeglądów technicznych,
• przechowywania dokumentacji,
• wykorzystywania kas wyłącznie do ewidencji własnej sprzedaży,
• zapewnienia połączenia z Centralnym Repozytorium Kas (CRK),
• zabezpieczenia danych z kasy po zakończeniu działalności.

Nowe rozporządzenia od 1 lipca 2025 r.

Od 1 lipca 2025 r. obowiązują dwa kluczowe akty prawne:

• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2025 r. poz. 845),
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz.U. z 2025 r. poz. 861).

Rozporządzenia te wprowadzają m.in. nowe zasady dotyczące e-paragonów, kas online oraz wymagań dla urządzeń samoobsługowych.

E-paragony i kasy online

W ramach zmian dopuszczono wystawianie e-paragonów za zgodą nabywcy, możliwych do przesyłania m.in. za pośrednictwem systemu Krajowej Administracji Skarbowej (tzw. „HUB paragonowy”). Umożliwia to szybszą i bardziej ekologiczną obsługę sprzedaży oraz łatwą integrację z systemami sprzedażowymi.

Kasy online zostały zobowiązane do automatycznego przesyłania danych do CRK lub na żądanie w sposób manualny, co poprawia bezpieczeństwo i elastyczność raportowania.

Nowe zasady ewidencji sprzedaży w automatach kasy specjalne dla urządzeń samoobsługowych

Zgodnie z nowelizacją przepisów podatkowych, wprowadzono szczegółowe regulacje dotyczące ewidencjonowania sprzedaży prowadzonej za pomocą automatów vendingowych, czyli urządzeń samoobsługowych wydających towary lub usługi. Ministerstwo Finansów postanowiło objąć tego rodzaju działalność obowiązkową fiskalizacją.

W praktyce oznacza to, że dostarczanie towarów i świadczenie usług poprzez maszyny obsługiwane przez klienta (np. automaty z napojami, bilety, przekąski) będzie musiało być rejestrowane przy użyciu kas rejestrujących, ale w formie oprogramowania, nie klasycznych urządzeń fiskalnych. Takie rozwiązanie wydaje się naturalne, biorąc pod uwagę specyfikę działania automatów, w których trudno zamontować standardową kasę.

Nowy obowiązek nie wejdzie jednak w życie od razu. Przedsiębiorcy obecnie zwolnieni z fiskalizacji będą musieli dostosować się do tych przepisów dopiero od 1 kwietnia 2027 roku. Co istotne, pewna grupa działalności została na stałe wyłączona z tego wymogu chodzi m.in. o ładowarki do pojazdów elektrycznych oraz automaty mechaniczne niewymagające zasilania elektrycznego.

Celem tych zmian jest ograniczenie nieprawidłowości w rozliczaniu VAT w branży sprzedaży bezobsługowej. Kasy mające formę oprogramowania będą działać w taki sposób, że umożliwią klientowi dostęp do informacji o transakcji na przykład poprzez wyświetlacz automatu bez konieczności drukowania paragonu. Możliwe będzie też wystawienie paragonu elektronicznego, pod warunkiem uzyskania zgody kupującego.

W skrócie – od 2027 r. większość automatów vendingowych będzie musiała korzystać z ewidencji sprzedaży opartej na wirtualnych kasach fiskalnych, co stanowi istotny krok w kierunku cyfryzacji i kontroli obrotu w tej specyficznej formie handlu.

Kasy wirtualne (w formie oprogramowania)

Dla kas mających postać oprogramowania wprowadzono nowe wymagania:

• certyfikat producenta ważny od 5 do 10 lat,
• automatyczny proces fiskalizacji,
• możliwość wystawiania e-paragonów,
• procedury awaryjne oraz zasady zakończenia użytkowania.

W przypadku prowadzenia ewidencji przy pomocy kas wirtualnych, paragon nie musi być drukowany – pod warunkiem wyświetlenia danych na urządzeniu oraz zapewnienia możliwości zapoznania się z nimi przez nabywcę.

Awaria kasy co zrobić

W razie awarii lub utraty kasy fiskalnej, przedsiębiorca zobowiązany jest niezwłocznie zawiadomić urząd skarbowy. Nowe przepisy precyzują procedury postępowania w takich sytuacjach, minimalizując ryzyko błędów i kar.

Kogo obejmie nowy obowiązek

Od 1 lipca 2025 r. obowiązek stosowania kas fiskalnych obejmie:

• sprzedawców wyrobów do palenia i inhalacji (CN 2404, 8543 40 00),
• dystrybutorów alkoholu etylowego powyżej 50% objętości,
• sprzedawców paliw stałych do celów opałowych,
• przedsiębiorców świadczących usługi oczyszczania szamb,
• firmy, które wznowiły sprzedaż towarów objętych obowiązkiem fiskalizacji w I połowie 2025 roku.

Co powinien zrobić przedsiębiorca

Każdy przedsiębiorca powinien:

• sprawdzić, czy nowe przepisy go dotyczą,
• zakupić lub zaktualizować kasę online z funkcją e-paragonu,
• zapoznać się z nowymi procedurami,
• skonsultować się z doradcą podatkowym w razie wątpliwości.

Podsumowanie

Zmiany, które weszły w życie 1 lipca 2025 r., stanowią kolejny krok w stronę cyfryzacji i uszczelniania systemu podatkowego. Choć część regulacji może wydawać się techniczna, ich skutki odczują przede wszystkim mikro, mali i średni przedsiębiorcy. Nowe przepisy wymagają nie tylko aktualizacji sprzętu, ale też świadomości prawnej i przygotowania proceduralnego. Dla wielu firm to szansa na uproszczenie ewidencji, ale i konieczność dostosowania się do bardziej rygorystycznych zasad.

Źródła

• Ustawa od podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775);
• Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z dnia 17 grudnia 2024 r. (Dz.U. z 2024 r. poz. 1902);
• Rozporządzenie Ministra Finansów z 24.11.2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. z 2024 r. poz. 1902);
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2025 poz. 845);
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz.U. z 2025 poz. 861).

Zapraszamy na naszego facebooka i do kontaktu z nami