PROSTO O KSIĘGOWOŚCI

BLOG

2025-01-30

Zmiany w VAT dla małych przedsiębiorstw działających w UE; Procedura SME od stycznia 2025

Od 1 stycznia 2025 roku przedsiębiorcy, którzy mają siedzibę działalności gospodarczej w Polsce, będą mogli skorzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT w innych krajach UE, pod warunkiem spełnienia określonych wymagań. Zmiany te wprowadzają procedurę SME, mającą na celu uproszczenie rejestracji i obrotu VAT w państwach członkowskich Unii Europejskiej.

Procedura SME, która zacznie obowiązywać w 2025 roku, umożliwi przedsiębiorcom korzystanie ze zwolnienia z VAT w innych krajach UE, gdzie prowadzą działalność. Aby skorzystać z tego udogodnienia, konieczna będzie rejestracja w systemie SME oraz spełnienie określonych warunków, które zostaną precyzyjnie określone przez przepisy

Czym jest procedura SME

Procedura SME (Small and Medium-sized Enterprise – Małe i Średnie Przedsiębiorstwo) umożliwia przedsiębiorcom skorzystanie ze zwolnienia podmiotowego z VAT w krajach UE, innych niż siedziba firmy.

Na przykład, przedsiębiorca z Polski, który prowadzi transakcje z firmami z innych państw członkowskich UE (gdzie normalnie musiałby odprowadzić VAT), po spełnieniu określonych warunków, będzie mógł korzystać ze zwolnienia VAT w tych krajach, w zależności od wysokości swoich przychodów.

Podobnie, przedsiębiorcy spoza Polski, którzy prowadzą działalność z klientami w Polsce i są zobowiązani do zapłaty VAT w Polsce, po spełnieniu wymogów będą mogli skorzystać ze zwolnienia VAT w Polsce.

Procedura SME daje małym i średnim firmom, które mają siedzibę w jednym państwie członkowskim UE, możliwość ubiegania się o zwolnienie z VAT w innych krajach UE, w których VAT jest należny.

Procedura ta dotyczy wyłącznie krajów UE, nie ma zastosowania państw trzecich.

Ważne

Przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na skorzystanie ze zwolnienia z VAT w innych krajach UE, nie będą mogli odliczyć VAT-u od towarów i usług, które są wykorzystywane w ramach transakcji objętych tym zwolnieniem. Oznacza to, że jeśli przedsiębiorca korzystający z procedury SME dokonuje zakupów towarów lub usług w swoim kraju, które są związane z dostawami zwolnionymi z VAT w innych państwach członkowskich, nie będzie miał prawa do odliczenia VAT-u od tych nabyć.

Dla kogo przeznaczona jest procedura SME

Z procedury SME, czyli zwolnienia z VAT w innych krajach UE, mogą skorzystać małe przedsiębiorstwa z państw członkowskich Unii, które spełniają następujące warunki:

  • W bieżącym oraz poprzednim roku podatkowym ich łączny obrót we wszystkich 27 państwach UE (w tym także w Polsce) nie przekroczył 100 tys. euro,
  • Nie prowadzą sprzedaży towarów ani nie świadczą usług, które wymagają obowiązkowej rejestracji do VAT w danym kraju,
  • Nie przekraczają progów określonych przez konkretne państwo członkowskie,
  • Spełniają wymogi dotyczące zwolnienia z VAT w danym państwie.

Dodatkowo kraj, w którym przedsiębiorca chce skorzystać ze zwolnienia, musi implementować procedurę SME. Jest to dobrowolna opcja, dlatego nie wszystkie państwa UE ją wprowadziły. Na przykład, na dzień 1 stycznia 2025 r. Hiszpania nie przewiduje zwolnienia VAT w ramach tej procedury.

Z tej procedury mogą również skorzystać przedsiębiorcy zarejestrowani do VAT w Polsce, którzy są czynnymi podatnikami VAT.

Warto również wiedzieć, że próg 100 tys. euro jest liczony na podstawie obrotu w pełnym roku, bez proporcjonalnego podziału dla okresów prowadzenia działalności gospodarczej.

W celu określenia wartości sprzedaży w innych walutach, przelicza się je na złote według kursu wymiany opublikowanego przez Europejski Bank Centralny na pierwszy dzień roku, a w przypadku braku takiego kursu – według kursu opublikowanego w kolejnym dniu.

Od grudnia 2024 roku dostępny będzie specjalny symulator, który pomoże przedsiębiorcom sprawdzić, czy mogą skorzystać ze zwolnienia VAT w ramach procedury SME. Narzędzie to będzie dostępne na platformie unijnej.

Procedura SME dla polskich firm

Aby polska firma mogła skorzystać ze zwolnienia z VAT w innych krajach UE, oprócz spełnienia wymogów materialnych, musi także zrealizować warunki formalne, które obejmują:

  • Złożenie tzw. uprzedniego powiadomienia do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście,
  • W przypadku podatników zwolnionych z VAT w Polsce, konieczna jest rejestracja statusu „podatnika zwolnionego” poprzez złożenie formularza VAT-R przed wysłaniem uprzedniego powiadomienia.

Do końca 2024 roku firmy korzystające ze zwolnienia VAT w Polsce mają dwie opcje:

  • Nie muszą składać formularza VAT-R,
  • Mogą dobrowolnie złożyć VAT-R, rejestrując się jako „podatnik VAT zwolniony”.

Przedsiębiorcy, którzy są zwolnieni z VAT i nie planują korzystać z procedury SME, nie muszą rejestrować swojego statusu jako zwolnionego podatnika VAT w Polsce ani podejmować żadnych działań związanych z procedurą SME.

Uprzednie powiadomienie

Aby zgłosić zamiar skorzystania ze zwolnienia z VAT w innych państwach UE, przedsiębiorca musi złożyć uprzednie powiadomienie wyłącznie drogą elektroniczną za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego. Powiadomienie to powinno zawierać:

  • Dane identyfikacyjne przedsiębiorcy,
  • Wskazanie państw, w których przedsiębiorca planuje skorzystać ze zwolnienia z VAT,
  • Informacje dotyczące rocznego obrotu w Unii Europejskiej w poprzednim i bieżącym roku podatkowym, wyrażone w euro.

Szczegółowe wymagania dotyczące zawartości powiadomienia oraz instrukcje jego wypełniania będą określone przez Ministra Finansów w odpowiednim Rozporządzeniu.

Wszystkie czynności związane z procedurą SME należy realizować za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego.

Aktualizacja uprzedniego powiadomienia

W przypadku zmian, takich jak:

  • Zamiar skorzystania ze zwolnienia w innym państwie członkowskim,
  • Zamiar rezygnacji ze zwolnienia w danym państwie,
  • Zmiany danych kontaktowych lub innych informacji zawartych w powiadomieniu,

należy zaktualizować uprzednie powiadomienie. W trakcie aktualizacji, zamiast numeru NIP podatnika, należy podać polski numer identyfikacyjny EX.

Numer identyfikacyjny EX

Po otrzymaniu uprzedniego powiadomienia oraz uwzględnieniu informacji z organów podatkowych innych państw UE, Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście podejmie decyzję dotyczącą:

  • Nadania indywidualnego polskiego numeru identyfikacyjnego EX,
  • Potwierdzenia już nadanego numeru EX (w przypadku ubiegania się o zwolnienie z VAT w kolejnych krajach UE),
  • Odmowy nadania numeru EX,
  • Odmowy przyznania zwolnienia z VAT w danym państwie członkowskim (jeśli nie spełnione są warunki w którymkolwiek z krajów).

Urząd skarbowy ma 35 dni roboczych na podjęcie decyzji po otrzymaniu uprzedniego powiadomienia. W przypadku konieczności przeprowadzenia dodatkowej weryfikacji, czas oczekiwania może się wydłużyć.

Numer "EX" pochodzi od angielskiego słowa „exemption”, co oznacza zwolnienie.

Po nadaniu numeru EX, identyfikator przedsiębiorcy będzie miał format PL[numer NIP]-EX. Na przykład, gdyby firma IFIRMA spełniała warunki, jej numer identyfikacyjny wyglądałby tak: PL8981647572-EX.

Aby sprawdzić ważność numeru EX, będzie można skorzystać z unijnej platformy SME-on-the-web, dostępnej od 1 stycznia 2025 roku.

Numer EX a VAT UE

Numer EX jest przypisany wyłącznie do procedury SME i ma na celu identyfikację przedsiębiorcy w ramach zwolnienia VAT w innych państwach członkowskich UE.

Pomimo tego, przedsiębiorca może nadal być zobowiązany do identyfikacji w systemie VAT-UE. Posiadanie numeru EX nie uniemożliwia korzystania ze zwolnienia w ramach procedury SME, a oba numery (EX i VAT-UE) funkcjonują niezależnie od siebie.

Dla firm zwolnionych z VAT w Polsce, ale zarejestrowanych jako podatnicy VAT UE, odpowiednie urzędy skarbowe dokonają automatycznej aktualizacji statusu na „podatnika VAT zwolnionego” w związku z wyborem procedury SME. Zaktualizowane informacje będą dostępne na białej liście podatników.

Biała lista podatników VAT

Zgodnie z nowymi przepisami ustawy o VAT, podatnicy z siedzibą poza Polską, korzystający ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME, będą rejestrowani jako „podatnicy VAT zwolnieni” tylko jeśli wcześniej byli zarejestrowani w systemie VAT UE. W przeciwnym razie nie będą widnieli na białej liście. Taka sytuacja może powodować pewne zamieszanie informacyjne wśród polskich przedsiębiorców współpracujących z podmiotami z innych krajów UE. Mogą napotkać trudności w weryfikowaniu statusu tych firm, ponieważ niektóre z nich będą widniały na białej liście jako zwolnione, a inne w ogóle się na niej nie znajdą.

Warto jednak pamiętać, że procedury SME oraz odwrotne obciążenie usług (import usług) mają różne obszary zastosowania i wzajemnie się wykluczają. Obecność przedsiębiorcy na białej liście VAT nie koliduje z możliwością zastosowania odwrotnego obciążenia, jak wskazuje Ministerstwo Finansów w swojej interpretacji tego zagadnienia.

Składanie informacji kwartalnych SME

Przedsiębiorcy, którzy zostali zarejestrowani do procedury SME, mają obowiązek składania kwartalnych informacji w terminie do końca miesiąca następującego po zakończeniu każdego kwartału. Termin ten nie ulega wydłużeniu, nawet jeśli ostatni dzień przypada na weekend lub dzień wolny od pracy.

W składanych informacjach kwartalnych należy podać dane identyfikacyjne podatnika, polski numer EX oraz wysokość obrotów w euro za dany kwartał w każdym z państw członkowskich, w tym również wartość sprzedaży osiągniętej w Polsce.

Jeśli numer EX został nadany po złożeniu uprzedniego powiadomienia, przedsiębiorca musi wykazać obroty za kwartał, w którym to powiadomienie zostało złożone, oraz za kolejne kwartały przed otrzymaniem numeru EX. Informacje dotyczące obrotów, które zostały już uwzględnione w uprzednim powiadomieniu, nie powinny być ponownie wykazywane w informacji kwartalnej.

Przykład:
Przedsiębiorca składa uprzednie powiadomienie 15 stycznia 2025 r., wskazując obroty zrealizowane do tego dnia. Numer EX jest nadany 15 marca 2025 r. W pierwszej informacji kwartalnej za I kwartał 2025 r. podatnik uwzględni obroty za ten kwartał, pomijając te wykazane w uprzednim powiadomieniu.

W przypadku potrzeby korekty złożonej informacji kwartalnej, przedsiębiorca musi złożyć stosowną poprawkę.

Szczegółowe wytyczne dotyczące zakresu danych, które należy uwzględnić w informacji kwartalnej, oraz instrukcje dotyczące jej wypełniania zostaną opublikowane przez Ministra Finansów w drodze odpowiedniego Rozporządzenia.

Rezygnacja z procedury SME

Rezygnacja z procedury SME może odbyć się w dwóch sytuacjach:

  1. Brak rejestracji do procedury SME – przedsiębiorca ma możliwość zdecydowania, czy chce korzystać z tego zwolnienia, a więc jeśli nie chce z niego skorzystać, nie musi podejmować żadnych działań.
  2. Rezygnacja z już przyznanego zwolnienia VAT w ramach procedury SME – dotyczy to sytuacji, kiedy przedsiębiorca, który zarejestrował się do procedury, postanawia zrezygnować z korzystania ze zwolnienia z VAT.

W przypadku rezygnacji z już przyznanego zwolnienia, decyzja ta będzie obowiązywać od:

  • pierwszego miesiąca kwartału następującego po kwartale, w którym przedsiębiorca zgłosił rezygnację, jeśli poinformowanie o rezygnacji miało miejsce w pierwszym lub drugim miesiącu kwartału,
  • drugiego miesiąca kwartału następującego po kwartale, w którym zgłoszono rezygnację, jeśli informacja została przekazana w ostatnim miesiącu kwartału.

Jeżeli przedsiębiorca rezygnuje ze zwolnienia we wszystkich państwach członkowskich, w których korzystał z procedury SME, odpowiedni naczelnik urzędu skarbowego wydaje decyzję o dezaktywacji numeru identyfikacyjnego EX.

Utrata prawa do procedury SME

Prawo do korzystania z procedury SME zostaje utracone w przypadku przekroczenia następujących limitów:

  • Przekroczenie limitu 100 tys. euro obrotu łącznie na terenie Unii Europejskiej – skutkuje utratą prawa do transgranicznego zwolnienia z VAT.
  • Przekroczenie limitu określonego przez dany kraj – prowadzi do utraty zwolnienia VAT w tym państwie.

Jeśli przedsiębiorca przekroczy próg 100 tys. euro rocznego obrotu w UE, musi w ciągu 15 dni roboczych złożyć informację kwartalną za okres od początku kwartału do dnia, w którym limit został przekroczony. Termin ten zostaje przedłużony do pierwszego dnia roboczego po weekendzie lub dniu ustawowo wolnym od pracy, jeśli przypada on na dzień, w którym upływa termin.

Procedura SME a VAT OSS

VAT OSS i procedura SME są wzajemnie wykluczające się, ponieważ VAT OSS wiąże się z rejestracją do VAT, a procedura SME umożliwia zwolnienie z tego podatku. Niemniej jednak istnieją pewne powiązania między tymi dwoma systemami.

Przedsiębiorca, który spełnia określone warunki, może zarejestrować się do procedury SME, jednocześnie pozostając zarejestrowanym w systemie VAT OSS, by rozliczać VAT należny w państwach członkowskich, w których nie korzysta ze zwolnienia SME.

Przykład 1:
Przedsiębiorca sprzedający towary konsumentom w UE, który nie przekroczył progu 42.000 zł, wystawia faktury z polską stawką VAT. Po przekroczeniu tego progu, będzie zobowiązany do rejestracji do VAT w krajach konsumentów (może to zrobić oddzielnie w każdym państwie lub za pośrednictwem VAT OSS), ale może rozważyć zastosowanie procedury SME, jeśli spełnia warunki, co umożliwi zwolnienie z VAT w tych krajach.

Przykład 2:
Przedsiębiorca zarejestrowany w procedurze SME, który przekroczył próg obrotu w danym kraju, będzie zobowiązany do rejestracji VAT w tym państwie (traci zwolnienie VAT). Może zarejestrować się do VAT lokalnie lub skorzystać z procedury VAT OSS.

Przykład 3:
Przedsiębiorca działający w Niemczech, Francji i Czechach może korzystać ze zwolnienia z VAT w Niemczech i Francji (procedura SME), a w Czechach będzie musiał zarejestrować się do VAT OSS.

Podsumowanie

Firmy spełniające określone warunki będą mogły korzystać ze zwolnienia z VAT na poziomie transgranicznym. Rejestracja do tego zwolnienia odbywa się poprzez jedno zgłoszenie w państwie członkowskim, w którym firma ma swoją siedzibę. Przedsiębiorcy z Polski dokonają rejestracji jako zwolniony podatnik w ramach procedury SME za pośrednictwem polskiego urzędu skarbowego.

Celem procedury SME jest umożliwienie małym firmom z innych krajów Unii Europejskiej realizowania transgranicznych dostaw zwolnionych z VAT na równych zasadach, jak małe przedsiębiorstwa krajowe. Działa to na korzyść zapewnienia równych warunków konkurencji dla wszystkich małych przedsiębiorstw, bez względu na ich lokalizację.

Udział w procedurze SME nie jest obowiązkowy. Podatnik może zdecydować się na opodatkowanie VAT zgodnie z ogólnymi zasadami w danym państwie UE lub korzystać ze zwolnienia VAT w ramach procedury SME w niektórych krajach, a w innych stosować standardowe zasady opodatkowania.


Zapraszamy na naszego facebooka i do kontaktu z nami

Oceń

Maja Szymańska

Biuro Rachunkowe Kurdynowski w Toruniu, Księgowa

Ostatnie wpisy

Podatek od nieruchomości jako koszt podatkowy

Rok 2025 przynosi istotne zmiany w zakresie przepisów dotyczących podatku od nieruchomości, co skłania przedsiębiorców do weryfikacji podstawy wymiaru tej...

Czytaj więcej

Zbliża się termin zmiany formy opodatkowania – co warto wiedzieć

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą mają corocznie możliwość zmiany formy opodatkowania swoich dochodów. Decyzja ta jest kluczowa, ponieważ wpływa nie tylko...

Czytaj więcej
Zasady księgowania w e-commerce

Zasady księgowania w e-commerce

Księgowanie w e-commerce to nie lada wyzwanie, zwłaszcza w kontekście dynamicznego rozwoju branży oraz specyfiki transakcji online. Właściciele sklepów internetowych...

Czytaj więcej

WIEDZA I WSPARCIE

POTRZEBUJESZ WSPARCIA KSIĘGOWEGO?

SPRAWDŹ NASZE USŁUGI Z PEŁNEGO ZAKRESU OBSŁUGI KSIĘGOWEJ

Sprawdź nasze usługi

ZAPRASZAMY DO KONTAKU! ZNAJDZIESZ NAS W SZEŚCIU MIASTACH

Sprawdź pełny kontakt do biur
woj. kujawsko-pomorskie ODDZIAŁ BYDGOSZCZ ul. Tadeusza Kościuszki 27C 85-079 Bydgoszcz poniedziałek-piątek 7:00-16:00 Znajdź biuro na mapie
woj. kujawsko-pomorskie ODDZIAŁ TORUŃ ul. Bukowa 27 87-100 Toruń poniedziałek-piątek 7:00-16:00 Znajdź biuro na mapie
woj. pomorskie ODDZIAŁ GDAŃSK ul. Wały Piastowskie 1/1606A 80-855 Gdańsk poniedziałek-piątek 7:00-16:00 Znajdź biuro na mapie
woj. wielkopolskie ODDZIAŁ POZNAŃ ul. Drużbackiej 1A/2 60-745 Poznań poniedziałek-piątek 7:00-16:00 Znajdź biuro na mapie
woj. łódzkie ODDZIAŁ ŁÓDŹ ul. pl. Zwycięstwa 2, 90-312 Łódź poniedziałek-piątek 7:00-16:00 Znajdź biuro na mapie
woj. zachodniopomorskie ODDZIAŁ KOSZALIN ul. al. Monte Cassino 6, 75-900 Koszalin poniedziałek-piątek 8:00-16:00 Znajdź biuro na mapie