Zwrot kosztów autostrad i parkingów – kiedy bez PIT

W praktyce wielu firm podróże służbowe realizowane prywatnymi pojazdami są codziennością. Wraz z nimi pojawia się pytanie o sposób rozliczania kosztów dodatkowych, takich jak opłaty za parkingi czy autostrady. Kwestia ta budziła dotąd pewne kontrowersje – czy tego typu zwroty powinny być opodatkowane, czy jednak mogą korzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego? W jednej z najnowszych interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 28 kwietnia 2025 r. (sygn. 0115-KDIT2.4011.127.2025.1.ŁS) jasno przedstawiono stanowisko, które rozwiewa te wątpliwości.

Treść interpretacji: zwrot nie zawsze w limicie kilometrówki

W omawianej sprawie pracodawca zapytał o możliwość zastosowania zwolnienia podatkowego przy zwrocie kosztów ponoszonych przez pracowników w podróży służbowej, w tym opłat za autostrady i parkingi. Pracownicy spółki często wyjeżdżają na delegacje prywatnymi samochodami zarówno krajowe, jak i zagraniczne – w celach takich jak wizyty u klientów, udział w szkoleniach czy wydarzeniach branżowych. W ramach rozliczenia podróży pracodawca pokrywa m.in. koszty przejazdu samochodem prywatnym (na podstawie kilometrówki), diety, noclegi, a także wspomniane wydatki drogowe.

Wątpliwość dotyczyła tego, czy opłaty za parking i autostrady powinny być traktowane jako część kosztów objętych limitem wynikającym z tzw. kilometrówki, czy można je oddzielnie objąć zwolnieniem na podstawie ustawy o PIT.

Dyrektor KIS wskazał jednoznacznie: zwrot udokumentowanych kosztów związanych z opłatami za przejazdy drogami płatnymi oraz parkowanie może korzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych, o ile spełnione zostaną warunki wskazane w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PIT.

Dodatkowo, zgodnie z § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie podróży służbowych, koszty takie jak opłaty drogowe i parkingowe należy traktować jako „inne niezbędne wydatki” związane z odbywaniem delegacji, nieujęte w ryczałcie za przejazd prywatnym autem (kilometrówka). Oznacza to, że nie trzeba ich uwzględniać w limicie wynikającym z kilometrówki, a co za tym idzie nie są automatycznie opodatkowane.

Praktyczna interpretacja – ograniczenie w kosztach dla pracodawcy

Choć dla pracownika zwrot takich wydatków nie musi oznaczać przychodu do opodatkowania, dla pracodawcy sytuacja wygląda inaczej. Organy podatkowe od lat stoją na stanowisku, że wydatki za parkingi i autostrady związane z używaniem prywatnych samochodów pracowników w delegacji mogą być zaliczane do kosztów podatkowych tylko w ramach limitu kilometrówki. Wynika to z przyjętego rozumienia pojęcia "wydatków związanych z używaniem samochodu", które – zgodnie ze słownikową definicją – obejmują wszelkie koszty niezbędne do jego eksploatacji na potrzeby firmy.

Tym samym, mimo że fiskus dopuszcza zwolnienie z PIT dla pracownika, niekoniecznie pozwala na pełne zaliczenie tych samych wydatków do kosztów uzyskania przychodu przez pracodawcę.

Podsumowanie

Zwrot opłat parkingowych i autostradowych ponoszonych przez pracowników w podróży służbowej prywatnym autem przy odpowiednim udokumentowaniu może korzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PIT. Nie są one wliczane do kilometrówki, co oznacza brak limitu w zakresie przychodu pracownika.

Warto jednak pamiętać, że z punktu widzenia pracodawcy, możliwość zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodu wciąż podlega ograniczeniom wynikającym z obowiązującego orzecznictwa oraz praktyki organów podatkowych.

Źródło interpretacji

• Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 28 kwietnia 2025 r., sygn. 0115-KDIT2.4011.127.2025.1.ŁS
• Opublikowane w: Gazeta Podatkowa nr 44 (2232) z dnia 02.06.2025, s. 16

Zapraszamy na naszego facebooka i do kontaktu z nami